Le publipostage est une fonction courante dans les programmes Office pour adapter un document à plusieurs destinataires. Vous pouvez organiser et combiner tous les types de documents, y compris les enveloppes, les étiquettes, les lettres types, les courriels, les télécopies et les coupons numérotés. Lisez les étapes ci-dessous pour savoir comment utiliser le publipostage sur un ordinateur.
Étape
Méthode 1 sur 3: Préparation
Étape 1. Créez un fichier de données
Les données peuvent être des fichiers de feuille de calcul (feuilles de calcul), des fichiers de base de données ou même des documents texte dans un format approprié. Les fichiers de feuille de calcul sont les plus fréquemment utilisés; Ce guide suppose que vous utilisez une feuille de calcul.
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Les données du fichier doivent inclure toutes les informations qui changeront sur chaque copie. Par exemple, si vous écrivez une lettre type, le fichier comprendra les noms et éventuellement les adresses de toutes les personnes à qui vous souhaitez écrire.
Saisissez une information dans chaque cellule le long de la ligne, de sorte que chaque type d'information (prénom, nom, honorifique, etc.) soit dans sa propre colonne
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Créez des noms de colonnes raisonnables. Le publipostage lit les données de chaque colonne et suppose que la première entrée de chaque colonne d'informations est le nom commun de ce type d'informations, utilisez donc un nom qui a du sens.
Par exemple, commencez le champ du prénom en tapant « prénom », puis écrivez tous les prénoms en dessous. Lorsque vous êtes invité à saisir une colonne de données dans une lettre, vous verrez "prénom" en option et vous vous souviendrez immédiatement de ce qu'il y a dans cette colonne
- Les utilisateurs de Microsoft Office qui utilisent Outlook comme moyen d'envoi d'e-mails peuvent utiliser le carnet d'adresses Outlook comme fichier de données, s'ils le souhaitent.
Étape 2. Enregistrez le fichier de données
Enregistrez le fichier pour pouvoir le retrouver facilement. Donnez-lui un nom dont vous vous souviendrez facilement.
Étape 3. Rédigez votre document principal
Ce document contiendra des informations. Par exemple, si vous écrivez une lettre type, le document principal est la lettre. Chaque élément dont le contenu doit être fusionné (comme le nom) est actuellement laissé vide.
Méthode 2 sur 3: Fusion et publipostage dans MS Office
Étape 1. Ouvrez le volet Office Fusion et publipostage
Dans le document principal, cliquez sur le volet pour l'ouvrir. Si vous ne le voyez pas, allez dans le menu Outils et sélectionnez Fusion et publipostage dans la liste.
Étape 2. Répondez aux questions posées par MS Office
La fonctionnalité de fusion et publipostage d'Office comprend plusieurs étapes conçues pour vous permettre de combiner plus facilement des fichiers de manière plus intelligente et plus précise.
- Commencez par sélectionner le type de document que vous écrivez. Cliquez sur celui qui vous convient le mieux, puis sur Suivant.
- Sélectionnez le document de départ que vous souhaitez utiliser. Si vous suivez ces étapes, vous pouvez sélectionner utiliser ce document. Cliquez sur Suivant.
Étape 3. Sélectionnez les fichiers à fusionner
Il s'agit du fichier de données que vous avez créé précédemment. Sélectionnez le bouton radio approprié, puis cliquez sur Suivant pour localiser le fichier et le lier au document principal.
Si vous souhaitez utiliser le carnet d'adresses Outlook, cliquez sur cette option
Étape 4. Choisissez les données à utiliser
Office vous permet de sélectionner ou de désélectionner les lignes d'informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner les éléments d'information du fichier de données que vous souhaitez fusionner dans le document principal, afin que le fichier de données soit plus utile plus tard si vous l'utilisez pour différentes choses. Une fois satisfait, cliquez sur Suivant.
Les données peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonne dans chaque colonne. Cela peut être utile si vous souhaitez rechercher rapidement dans un grand nombre d'informations
Étape 5. Saisissez les champs de données
Sur la page suivante du volet Office, vous serez invité à rédiger un document si vous ne l'avez pas déjà fait, et diverses options vous seront présentées pour insérer des données du fichier dans le document.
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Entrez une colonne de données en plaçant le curseur dans cette colonne de données, puis en cliquant sur le bouton approprié de la barre des tâches pour l'y insérer.
Vous pouvez supprimer des champs de données égarés ou en double en appuyant sur la touche Suppr, tout comme des lettres ou des chiffres ordinaires
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Les options prédéfinies changeront légèrement en fonction du type de document que vous sélectionnez. Office fait de son mieux pour remplir les informations appropriées à partir des données que vous fournissez. Par exemple, si vous écrivez une lettre type commerciale, vous pouvez voir une option pour insérer un bloc d'adresse qui comprend le prénom et le nom et l'adresse complète de chaque destinataire soigneusement disposés sur plusieurs lignes.
- Certaines options prédéfinies ouvriront des fenêtres supplémentaires pour que vous remplissiez les informations appropriées. Tout est plus ou moins simple et facile à comprendre.
- Si vous utilisez les options prédéfinies et que vous ne trouvez pas les informations appropriées, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs pour définir votre propre nom de colonne de données qui correspond au nom par défaut. Par exemple, vous pouvez spécifier la catégorie « Nom » dans un fichier de données pour renseigner les données « Nom » dans le bloc d'adresse.
- Pour utiliser votre propre colonne, cliquez sur plus d'options. Vous pourrez voir les noms que vous avez donnés à chaque colonne et les utiliser à la place.
Étape 6. Vérifiez le courrier
Le publipostage n'affichera pas d'informations spécifiques dans les champs que vous appliquez au document principal jusqu'à ce que vous l'imprimiez, mais Office propose une fonction d'aperçu qui vous permet de vérifier et de s'assurer que les informations qui apparaissent correspondent aux colonnes que vous voulez dans le document. Veuillez les utiliser jusqu'à ce que vous soyez satisfait de la commande indiquée.
Étape 7. Terminez la fusion
L'écran final du volet Office Fusion et publipostage vous indiquera que tout est en ordre et prêt à imprimer votre document. Chaque ensemble d'informations apparaîtra dans chaque document imprimé, et le programme imprimera autant de copies de l'ensemble d'informations qu'il y en a.
Si vous souhaitez modifier vous-même des lettres spécifiques, vous pouvez également le faire à partir de cet écran de la barre des tâches en cliquant d'abord sur "modifier des lettres individuelles"
Méthode 3 sur 3: Fusion et publipostage sur OpenOffice.org
Étape 1. Créez une base de données
Étape 2. Saisissez les champs de données
Vous avez maintenant lié vos informations à une base de données qu'OpenOffice.org peut comprendre, et l'utilisation de la base de données pour fusionner le courrier est facile tant que vous savez où chercher.
- Dans le menu Insertion, sélectionnez les champs, puis autres… dans le sous-menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+F2.
- Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur l'onglet Base de données.
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Cliquez sur le bouton Parcourir en bas à droite de la fenêtre et recherchez le fichier de base de données que vous venez de créer.
Une fois sélectionnée, la base de données apparaîtra dans une liste intitulée sélection de base de données sur le côté droit de la fenêtre
- Dans la liste des types sur le côté gauche de la fenêtre, sélectionnez les champs de fusion et publipostage.
- Cliquez sur le "+" à côté de votre base de données et un fichier de feuille de calcul apparaîtra en dessous. Cliquez sur "+" à côté d'elle, et vous verrez le nom de la colonne de données que vous avez sélectionnée lorsque vous avez créé la feuille de calcul.
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Sélectionnez la colonne de données que vous souhaitez insérer, puis cliquez sur Insérer pour placer la colonne de données dans le document principal.
- N'oubliez pas de placer le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la colonne de données avant de cliquer sur Insérer, sinon vous devrez le déplacer à la bonne position.
- Tout comme dans Office, les champs de texte sont traités comme des caractères alphanumériques dans le document principal. Vous pouvez le déplacer à l'aide de la barre d'espace et le supprimer avec la touche Suppr.
Étape 3. Terminez la fusion
Vérifiez chaque emplacement de colonne de données. Une fois terminé, imprimez votre document principal. Le publipostage imprimera une copie pour chaque ensemble d'entrées dans le fichier fusionné dans le document.
Des astuces
- Les programmes de traitement de texte ont généralement des modèles que vous pouvez utiliser pour créer le document principal.
- Assurez-vous de diviser les colonnes en mots-clés les plus spécifiques. Par exemple, vous pouvez utiliser des surnoms (M., Mme, Mlle), prénom et nom de famille pour les noms. Utilisez trois colonnes distinctes pour le nom avec un type de colonne de données dans chaque colonne.
