L'agenda quotidien vous aide à effectuer des activités dans les délais, par exemple, pour remplir des rendez-vous importants, accomplir des tâches, faire des activités amusantes et terminer le travail dans les délais. Cependant, prendre l'habitude d'utiliser un agenda tous les jours n'est pas facile car il faut régulièrement prendre des notes et l'emporter partout. Lisez les instructions suivantes pour vous habituer à utiliser l'agenda dans le cadre de votre routine quotidienne de manière simple et efficace.
Étape
Partie 1 sur 2: Choisir le bon programme
Étape 1. Réfléchissez à l'utilisation que vous faites de l'agenda
Il existe différents agendas selon la profession et la personnalité de l'utilisateur. Lors de la sélection d'un agenda, vous pouvez utiliser un cahier ligné ou un agenda imprimé qui fournit des tableaux pour l'enregistrement de diverses tâches. Pensez à l'avance pourquoi vous voulez utiliser l'agenda et pour quoi. Si l'agenda sera le seul moyen de planifier les activités quotidiennes, utilisez un seul agenda. L'utilisation de plus d'un agenda a tendance à être déroutante et moins utile. Pour déterminer l'ordre du jour le plus approprié, tenez compte des éléments suivants:
- Dois-je mettre un numéro de téléphone sur l'agenda ?
- Est-ce que je vais utiliser l'ordre du jour uniquement pour enregistrer le programme de la réunion ?
- Ai-je besoin d'un agenda qui dure plus d'un an ?
- L'agenda peut-il remplacer les notes que j'utilise habituellement, par exemple: agenda des tâches quotidiennes ?
- Vais-je utiliser un bloc-notes ordinaire ou un agenda tabulaire à plusieurs fonctions ?
- Ai-je besoin d'un petit ordre du jour qui tient dans ma poche ou d'un ordre du jour assez grand pour garder une trace des minutes de réunion ?
- Est-ce que je vais noter l'horaire tous les jours ou est-ce juste pour les activités du week-end ?
Étape 2. Choisissez l'ordre du jour selon vos besoins
Recherchez un agenda dans un magasin qui vend des fournitures de bureau, de la papeterie, des calendriers ou en ligne. Le prix de l'agenda est très varié. En plus de considérer l'aspect esthétique, prioriser la distribution des livres et des formats de table dans l'agenda. Choisissez un agenda que vous aimez en fonction de votre style de vie et de vos activités quotidiennes.
Étape 3. Considérez l'aspect esthétique
En plus de prioriser la fonction, un agenda attrayant et agréable vous rend plus heureux d'utiliser l'agenda. Vous pouvez choisir un agenda simple avec une couverture noire unie ou une couverture colorée avec des images et des motifs attrayants. L'aspect esthétique sera bénéfique s'il est en adéquation avec l'éthique de travail prévalant dans l'entreprise.
Faites également attention aux aspects esthétiques de l'ordre du jour, pas seulement à l'extérieur. Beaucoup de gens préfèrent les agendas avec des pages simples aux pages lignées. D'autres nécessitent des tables symétriques ou une disposition facile à ajuster. Vous-même avez peut-être besoin d'un agenda différent avec un certain look. Choisissez un agenda avec une couverture et un intérieur attrayants pour vous donner envie d'utiliser votre agenda tous les jours
Étape 4. Préparez un stylo et un crayon
L'agenda sera plus utile s'il est utilisé pour prendre des notes. Préparez un crayon et un stylo où vous allez écrire ou mettre votre agenda, par exemple:
- Dans votre mallette ou votre sac d'ordinateur portable
- Dans le sac à main
- Au bureau au bureau
- Au bureau à la maison
- Près du téléphone
- Si vous perdez souvent vos outils d'écriture, gardez un crayon dans votre agenda au cas où ou utilisez un organiseur doté d'un porte-crayon.
Partie 2 sur 2: Utiliser efficacement l'agenda
Étape 1. L'intention d'utiliser l'agenda tous les jours
Les personnes fortement engagées ont tendance à mieux tenir leurs engagements. Changer d'habitudes n'est pas facile, mais vous pouvez prendre de nouvelles habitudes en vous disant que vous avez l'intention de faire de petites choses d'une nouvelle manière.
Gardez à l'esprit que de bonnes habitudes sont plus faciles à prendre si vous vous concentrez sur une habitude particulière à la fois. Ne formez pas de nouvelles habitudes qui vous submergent. Pour l'instant, concentrez-vous sur l'habitude d'utiliser un agenda
Étape 2. Dites à un ami que vous souhaitez utiliser l'agenda
Les gens ont tendance à adopter plus facilement de nouvelles habitudes dans des communautés qui connaissent leurs résolutions et se soutiennent mutuellement. Partagez vos intentions avec un ami ou un collègue. Si vos amis veulent adopter les mêmes bonnes habitudes, vous pouvez vous rappeler de prendre des notes régulièrement.
Étape 3. Mettez l'ordre du jour au même endroit chaque jour
Utilisez l'agenda comme seul agenda à la maison et au travail car vous aurez du mal à organiser un emploi du temps si vous utilisez deux agendas. Cependant, cela nécessite également de la cohérence car vous devez enregistrer toutes les activités à la maison et au travail. Pour ne pas avoir à chercher partout, choisissez un endroit au bureau et un autre à la maison pour mettre votre agenda. La cohérence est le facteur déterminant pour former cette habitude, alors ne mettez pas votre agenda ailleurs.
- Un endroit idéal pour mettre votre agenda à la maison est à côté de votre téléphone, dans votre mallette, près de votre téléphone ou de vos clés de voiture.
- Le bon endroit pour mettre votre agenda au bureau est sur votre bureau, dans le tiroir principal de votre bureau, à côté de votre téléphone ou dans votre porte-documents.
Étape 4. Prenez une note pour vous rappeler de toujours avoir un agenda sur vous lorsque vous vous rendez au travail et en revenez
Il est possible que vous ayez oublié votre agenda à la maison ou au travail lorsque vous venez de commencer à l'utiliser. Pour éviter cela, notez les rappels et placez-les dans un endroit visible dans votre maison et votre bureau. D'après la recherche, un moyen efficace de façonner certains comportements consiste à utiliser des rappels écrits sur de petits morceaux de papier. Faites de même pour vous-même en définissant un rappel: « Avez-vous apporté votre agenda ? » dans un endroit visible, par exemple:
- Sur ordinateur portable
- Sur la table
- A côté du téléphone
- À la porte
- Sur la table de la cuisine
- Dans le miroir de la salle de bain
- Libérez des rappels si vous avez l'habitude d'emporter votre agenda avec vous pour aller et revenir du travail.
Étape 5. Mettez toutes les informations dans l'agenda
Une fois que vous avez un agenda, vous devez enregistrer de nombreuses informations, par exemple: des réunions programmées, des tâches non terminées et d'autres activités planifiées à l'avance. Prévoyez 1 à 2 heures pour enregistrer toutes ces informations. Cette méthode permet également d'habituer à utiliser correctement l'agenda et de pouvoir faire un bon planning. A noter sur l'agenda, par exemple:
- Coordonnées des membres de la famille, des amis, des collègues et des clients
- Planning des rendez-vous au bureau
- horaire des cours
- Délais pour le travail de bureau ou les travaux scolaires
- Horaire de travail (si les heures de travail changent fréquemment)
- Un rendez-vous avec un médecin généraliste ou un dentiste
- Anniversaires des proches
- Activités importantes au bureau
- Événement privé spécial
- Dates importantes pour un passe-temps ou une activité parascolaire, par exemple: une date de récital de piano ou un horaire de pratique de yoga
Étape 6. Lisez l'ordre du jour chaque matin
Chaque matin avant de partir au travail, prenez le temps de lire l'ordre du jour pour déterminer l'horaire des réunions, des réunions et des tâches que vous devez accomplir. Prévoyez du temps pour vous rappeler s'il y a des tâches que vous devez ajouter à votre emploi du temps, ont été terminées ou doivent être reprogrammées. Vérifiez votre emploi du temps tous les matins afin de profiter au maximum de votre temps de travail une fois arrivé au bureau.
Étape 7. Lisez l'ordre du jour avant de quitter le travail
Assurez-vous d'avoir terminé toutes les activités quotidiennes comme prévu en relisant l'ordre du jour avant de quitter le travail. Demandez-vous si vous avez quelque chose à noter pour la semaine prochaine. Prenez l'habitude de mettre à jour les notes de votre agenda pour vous permettre d'accomplir plus facilement vos responsabilités professionnelles.
Étape 8. Utilisez le renforcement positif pour vous motiver
Considérez l'agenda comme une chose positive dans la vie quotidienne, et non comme un fardeau ou une obligation. Utilisez un agenda pour vous récompenser après avoir terminé une tâche. En fin de compte, vous essayerez de terminer une tâche parce que vous voulez sentir à quel point il est agréable de rayer un calendrier de tâches terminé. Faites certaines des actions suivantes comme renforcement positif:
- Barrez les tâches et les réunions terminées. Si vous ne vous sentez pas bien, relisez toutes les activités que vous avez terminées et soyez fier de ce que vous avez fait.
- Récompensez-vous pour avoir accompli certaines tâches. Par exemple: savourez votre café préféré ou promenez-vous tranquillement après avoir effectué 5 tâches ou atteint un certain objectif. Cela vous rendra plus motivé pour utiliser votre agenda et accomplir les tâches du mieux que vous le pouvez.
- Faites quelque chose d'amusant en lisant l'ordre du jour. Au lieu de vous sentir dépassé lors de la vérification de l'agenda, utilisez l'agenda comme un outil qui soutient la productivité au travail. Habituez-vous à lire l'ordre du jour tout en faisant des activités amusantes afin de vous sentir plus positif et d'éliminer les sentiments négatifs. Par exemple: chaque fois que vous lisez votre agenda le matin ou avant de rentrer du travail, savourez une tasse de café, de chocolat ou écoutez votre chanson préférée. Cette méthode oblige le cerveau à associer l'agenda à quelque chose qui favorise des sentiments positifs.
- Donnez une récompense spéciale si vous parvenez à utiliser l'agenda de manière cohérente pendant une semaine. Les personnes qui commencent tout juste à utiliser un agenda ont généralement besoin d'une motivation supplémentaire pour s'habituer à porter un agenda et à prendre des notes tous les jours. Si vous pouvez le faire pendant une semaine, offrez-vous un cadeau spécial, par exemple: déguster une glace, regarder un film ou boire un café avec un ami. Après quelques semaines, vous vous habituerez à porter et à utiliser l'agenda.
- Écrivez des choses positives comme prendre des notes sur une tâche importante. Pour faciliter les nouvelles habitudes, utilisez l'agenda pour vous rappeler les projets d'activités amusantes (déjeuner entre amis, par exemple) et d'activités moins agréables (par exemple: consulter le dentiste).
Étape 9. Prenez l'habitude de mettre à jour les notes de tâches au besoin
Lorsque vous consultez l'agenda le matin et le soir, notez toutes les nouvelles informations, par exemple: les tâches à accomplir, les horaires des réunions, les rendez-vous et les délais. Prenez également des notes chaque fois qu'il y a une nouvelle tâche. La mise à jour régulière de votre agenda vous permettra de gérer plus facilement votre temps et de vous sentir plus calme. De plus, vous n'avez pas besoin de vous souvenir des tâches qui ont été enregistrées afin que vous soyez à l'abri de l'inquiétude et du doute.
S'il y a des tâches très lourdes, établissez un calendrier séparé afin de pouvoir le terminer en fonction de vos capacités. Ne laissez pas votre motivation se perdre parce que vous pensez à des tâches inachevées tout en faisant votre routine de travail
Étape 10. Soyez patient
Il vous faudra 1 à 2 mois pour que la nouvelle habitude suive son cours. Soyez patient et pardonnez-vous si jamais vous laissez votre agenda à la maison ou si vous oubliez d'enregistrer votre emploi du temps car de nouvelles habitudes se formeront après un certain temps. N'oubliez pas que des omissions mineures ne diminuent pas votre capacité à prendre de nouvelles habitudes.
Préparez un plan de secours au cas où vous oublieriez d'apporter votre ordre du jour, par exemple en notant le programme des réunions sur un petit morceau de papier et en le collant sur votre bureau au bureau. Pour vous rappeler les activités et les échéances les plus importantes, utilisez une application de rappel en ligne sur votre téléphone ou votre ordinateur portable pour vous assurer que vous êtes toujours à jour, même si votre agenda est en retard
Des astuces
- Considérez l'agenda comme un outil utile plutôt qu'un fardeau. Vous trouverez plus facile d'organiser vos activités quotidiennes si vous utilisez un agenda. À long terme, vous pouvez gagner quelques heures en économisant quelques minutes chaque jour.
- La cohérence soutenue par le renforcement positif joue un rôle important dans la formation de nouvelles habitudes. Pour maintenir la motivation, utilisez l'agenda régulièrement, concentrez-vous sur les choses positives que vous obtenez en utilisant l'agenda et récompensez-vous si nécessaire.
- Choisissez un agenda qui vous plait et selon vos besoins. Achetez un agenda qui fournit un format tabulaire afin que vous puissiez noter toutes les informations importantes et planifier vos activités quotidiennes.
