Les caisses enregistreuses sont utilisées pour enregistrer les chiffres des paiements et stocker les espèces reçues tout au long de la journée de travail. Il existe plusieurs types de caisses enregistreuses, notamment les caisses enregistreuses électroniques, les caisses enregistreuses Square iPad et diverses caisses enregistreuses informatisées. Chaque type a ses propres spécialités ainsi que des similitudes entre eux.
Étape
Partie 1 sur 4: Configuration de la caisse enregistreuse
Étape 1. Posez la caisse enregistreuse et connectez-la au secteur
Placez-le sur une surface dure et plane. Idéalement, la caisse enregistreuse est placée sur une caisse enregistreuse suffisamment large pour que l'acheteur puisse y déposer les produits qu'il paiera. Connectez la caisse enregistreuse directement à une source d'alimentation (n'utilisez pas de cordon d'alimentation supplémentaire).
Étape 2. Installez la batterie du moteur
La batterie fournit une mémoire de sauvegarde pour la caisse enregistreuse en cas de panne de courant, elle doit donc être installée avant d'exécuter un programme sur la caisse enregistreuse. Ouvrez le couvercle du papier de reçu de paiement et trouvez le compartiment à piles. Vous aurez peut-être besoin d'un petit tournevis pour ouvrir le couvercle du compartiment à piles. Installez ensuite la batterie dans le sens indiqué sur la machine. Ensuite, fermez à nouveau le compartiment à piles.
- Sur certains types de caisses enregistreuses, le compartiment à piles est situé sous le porte-papier reçu.
- Remplacez la pile une fois par an pour vous assurer que la caisse enregistreuse fonctionne toujours correctement.
Étape 3. Installez le papier de reçu de paiement
Ouvrez le couvercle du support papier reçu de paiement. Assurez-vous que les extrémités du rouleau de papier sont coupées droites afin qu'elles puissent s'insérer facilement dans les rouleaux. Insérez le rouleau de papier dans le rouleau de manière à ce qu'il aille jusqu'à l'avant de la caisse enregistreuse, afin de pouvoir déchirer le reçu de paiement pour le remettre au client. Appuyez sur le bouton FEED pour que la machine aspire le papier et effectue le processus de laminage.
Étape 4. Déverrouillez le tiroir-caisse de paiement
Ce tiroir-caisse a généralement une serrure qui sécurise l'argent payé par l'acheteur. Attention à ne pas perdre cette clé. Vous pouvez mettre cette clé dans le tiroir-caisse lorsqu'elle est déverrouillée, afin de la retrouver facilement lorsque vous devez la verrouiller.
Étape 5. Allumez la caisse enregistreuse
Sur certaines caisses enregistreuses, l'interrupteur ON/OFF est situé à l'arrière ou sur le côté de la machine. Sur les autres types de caisses enregistreuses, ce bouton est situé en haut à l'avant de la machine. Démarrez le moteur ou tournez la clé en position REG (registre).
Les nouveaux types de caisses enregistreuses n'ont pas de bouton physique, mais ont un bouton MODE. Appuyez sur le bouton MODE et recherchez les options REG ou du mode opérationnel
Étape 6. Configurez le programme sur votre caisse enregistreuse
La plupart des caisses enregistreuses ont des boutons qui peuvent être programmés pour regrouper des détails similaires en catégories. Ces groupes ou catégories peuvent être déterminés selon que les détails sont taxés ou non. Vous pouvez également définir les paramètres d'affichage de la date et de l'heure.
- Les fonctions de programmation sont généralement accessibles en tournant la molette sur l'option PRG ou P, ou en appuyant sur la molette de mode vers PROGRAM. Certaines caisses enregistreuses ont un levier manuel situé sous le couvercle du papier de reçu de paiement. Ce levier peut être déplacé vers les options du programme.
- La plupart des caisses enregistreuses ont au moins 4 boutons de taxe. Ces boutons peuvent être programmés pour différents taux de taxe, selon que vous êtes soumis à un taux de taxe de vente fixe (comme c'est le cas à certains endroits) ou à un taux de taxe spécifique au système (par exemple, TPS, TVP, ou TVA, selon votre localisation).
- Suivez les instructions spécifiques de votre manuel de caisse enregistreuse pour programmer les différentes fonctions.
Partie 2 sur 4: Faire des ventes
Étape 1. Entrez le code de sécurité ou le mot de passe pour commencer à utiliser la caisse enregistreuse
De nombreuses caisses enregistreuses nécessitent un code de caisse ou un autre type de code de sécurité avant de pouvoir être utilisées. Le code du caissier est utile pour fournir des informations sur qui le caissier gère chaque transaction de paiement. Avec ce code, vous pouvez suivre chaque transaction de vente et traiter les erreurs qui se produisent.
- Si vous travaillez dans un restaurant, vous devrez peut-être entrer le code d'employé ainsi que le numéro de table et le nombre de convives à la table.
- Les nouveaux types de caisses enregistreuses (par exemple, les caisses enregistreuses Square) peuvent nécessiter que vous vous connectiez avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
Étape 2. Entrez le premier numéro de prix du produit
Utilisez les touches numériques pour saisir le prix de ce produit. Habituellement, vous n'avez pas besoin d'entrer un nombre décimal, car la caisse enregistreuse l'entrera automatiquement.
Certaines caisses enregistreuses ont une fonction de scan (scanner), vous n'avez donc pas besoin d'entrer les numéros de prix manuellement. Ce scanner lira le code-barres et saisira automatiquement les informations sur le produit. Si votre caisse enregistreuse est de ce type, vous n'avez pas besoin d'appuyer sur les boutons de catégorie ou de département à l'étape suivante
Étape 3. Appuyez sur le bouton de catégorie/département correspondant
La plupart des caisses enregistreuses exigent que vous appuyiez sur un bouton après la saisie du numéro de prix, afin de déterminer à quelle catégorie appartient chaque produit vendu (par exemple, vêtements, nourriture, etc.).
- Les boutons de catégorie/département peuvent être programmés selon que la vente est taxée ou non. Étudiez le manuel de votre caisse enregistreuse pour apprendre à programmer les taux de taxe pour les boutons.
- Observez le papier du ticket de paiement: appuyez sur la flèche ou sur le bouton FEED pour que la machine enroule le papier, vous pourrez ainsi lire le nombre total de transactions enregistrées sur le papier.
- Chaque produit que vous ajoutez sera également ajouté à un total croissant, qui est généralement affiché sur l'écran de la caisse enregistreuse.
Étape 4. Ajoutez une remise si nécessaire au prix de vente indiqué
Si un produit est en promotion, vous devrez peut-être saisir le pourcentage de remise. Tapez le prix du produit, appuyez sur le bouton catégorie/département, tapez le pourcentage de remise (tapez 15 pour saisir une remise de 15 %, par exemple), puis appuyez sur le bouton pourcentage (%). Cette touche est généralement située dans un groupe de touches à gauche du pavé numérique.
Étape 5. Tapez le prix des autres produits
Utilisez les touches numériques pour saisir le prix de chaque produit qui n'a pas été répertorié. Assurez-vous d'appuyer sur le bouton de catégorie/département correspondant à chacun de ces produits.
Si vous souhaitez saisir plusieurs fois le même produit, appuyez sur le numéro du produit, puis appuyez sur la touche QTY, saisissez le prix unitaire du produit, puis appuyez sur la touche catégorie/département. Par exemple, si vous souhaitez inclure 2 livres pour Rp. 70 000, appuyez sur le chiffre 2, puis sur QTY, puis sur 70000, puis sur le bouton de catégorie/département correspondant
Étape 6. Appuyez sur le bouton de sous-total
Ce bouton affichera le total des produits inclus dans cette vente. Ce montant sera également ajouté avec les taxes applicables le cas échéant, selon la programmation qui a été effectuée dans chaque bouton de catégorie/département.
Étape 7. Déterminez le type de paiement à effectuer par l'acheteur
Les acheteurs peuvent payer en espèces, par carte de crédit ou par d'autres moyens. Vous pouvez également accepter les paiements sous forme de cartes ou de coupons de paiement, qui sont généralement traités de la même manière que les paiements en espèces.
- Espèces: saisissez le nombre d'espèces que l'acheteur a payé et appuyez sur le bouton CASH/AMT TND (généralement, il s'agit du plus gros bouton situé en bas à droite du clavier de la caisse enregistreuse). De nombreuses caisses enregistreuses indiqueront immédiatement le nombre de monnaie que vous devez remettre à l'acheteur. Cependant, certaines caisses enregistreuses ne fonctionnent pas de cette façon, et vous devrez faire le calcul par cœur. Une fois le tiroir-caisse ouvert, placez le paiement dedans et prenez le montant de la monnaie dont vous avez besoin.
- Carte de crédit: appuyez sur le bouton CREDIT ou CR et utilisez la machine à carte de crédit pour glisser la carte de crédit de l'acheteur.
- Chèques: saisissez le montant du paiement indiqué sur le chèque de l'acheteur, appuyez sur le bouton CK ou CHECK, puis insérez la feuille de chèque dans le tiroir-caisse.
- Pour ouvrir le tiroir-caisse lorsqu'il n'y a pas de vente, vous pouvez appuyer sur le bouton NO SALE ou NS. Cette fonction peut être protégée et ne peut être exécutée que par le gestionnaire. Le gestionnaire peut avoir besoin d'utiliser une clé pour déplacer les paramètres de la machine vers un mode différent afin que la fonction PAS DE VENTE puisse s'exécuter.
Étape 8. Fermez le tiroir-caisse
Fermez toujours le tiroir-caisse immédiatement après l'avoir utilisé, afin qu'il ne reste pas ouvert et que vous couriez un risque de vol ou de cambriolage.
Videz ou retirez toujours le tiroir-caisse à la fin de la journée de travail et rangez-le dans un endroit parfaitement sûr
Partie 3 sur 4: Correction des erreurs
Étape 1. Annulez la vente
Si vous entrez accidentellement un numéro de prix incorrect pour un produit, ou si un acheteur annule l'achat d'un produit après avoir entré le prix, vous devrez peut-être annuler le produit ou la vente. L'annulation entraînera une réduction du nombre de sous-total.
- Tapez le numéro spécifique que vous souhaitez annuler, appuyez sur le bouton catégorie/département, appuyez sur le bouton VOID ou VD pour le soustraire du nombre total. Vous devez annuler un produit avant de saisir les données de prix pour le produit suivant. Sinon, vous devrez additionner les sous-totaux de tous les produits, puis appuyez sur le bouton VOID, puis appuyez sur le numéro de prix que vous souhaitez annuler, et appuyez sur le bouton catégorie/département. Cela soustraira le nombre incorrect du nombre de sous-total.
- Si vous devez annuler une vente entière composée de plusieurs produits, faites-le en annulant chaque produit individuellement.
Étape 2. Rembourser le paiement
Si un acheteur souhaite retourner un produit, vous devez le prendre en compte dans le nombre total de jours en question avant de donner ce remboursement à l'acheteur. Pour effectuer le remboursement de ce paiement, appuyez sur le bouton REF, saisissez le numéro de prix du produit retourné et appuyez sur le bouton catégorie/département correspondant. Appuyez sur la touche sous-total puis sur la touche CASH/AMT TND. Le tiroir-caisse s'ouvrira et vous pourrez rembourser l'acheteur.
- Certains boutons et fonctions tels que les paiements de remboursement peuvent être protégés et ne peuvent être utilisés que par les gestionnaires. Cela peut signifier que le responsable devra utiliser une clé pour basculer la caisse enregistreuse dans un mode différent afin d'effectuer une annulation de vente ou un remboursement.
- Vérifiez auprès de votre superviseur les politiques appropriées pour gérer les retours de produits et les paiements.
Étape 3. Arrêtez le son d'erreur
Certains types de caisses enregistreuses émettent un certain son lorsqu'une erreur se produit parce que vous appuyez sur les boutons dans le mauvais ordre ou dans la mauvaise combinaison. Pour arrêter ce son d'erreur, appuyez sur le bouton CLEAR ou C.
Étape 4. Supprimez les mauvais numéros
Si vous avez tapé le mauvais numéro et n'avez pas appuyé sur la touche de catégorie/département, appuyez sur la touche CLEAR ou C pour effacer le mauvais numéro. Si vous avez déjà appuyé sur le bouton catégorie/département, vous devez annuler la transaction.
Partie 4 sur 4: Obtenez des rapports de vente et des informations sur le solde de la caisse enregistreuse
Étape 1. Lisez le total quotidien croissant
Certains gestionnaires peuvent vouloir connaître le chiffre d'affaires total à tout moment de la journée. Pour trouver ce total temporaire, tournez le peigne en position X ou appuyez sur le bouton mode et sélectionnez X. Appuyez sur la touche CASH/AMT TND. Le total des ventes quotidiennes sera également imprimé sur le papier du reçu de paiement.
Il est important de garder à l'esprit que X représente un total temporaire qui continuera à augmenter, tandis que Z ramènera le total temporaire à zéro
Étape 2. Exécutez la fonction de rapport de vente quotidien
À tout le moins, ce rapport vous montrera les chiffres des ventes totales pour ce jour-là. De nombreux types de caisses enregistreuses peuvent également afficher les chiffres des ventes totales par heure, par caissier, par catégorie ou par d'autres moyens. Pour obtenir ce rapport, appuyez sur le bouton MODE et sélectionnez le mode Z, ou tournez la clé sur la position Z.
Gardez à l'esprit que Z ramènera le nombre total de ventes pour la journée à zéro
Étape 3. Connaître le solde de la caisse enregistreuse
Après avoir exécuté la fonction de rapport quotidien des ventes, comptez l'argent dans le tiroir-caisse. S'il y a un chèque ou une feuille de paiement par carte de crédit, ajoutez le numéro au total. La plupart des distributeurs de cartes de crédit peuvent également vous montrer les ventes totales quotidiennes, de sorte que vous pouvez facilement les faire correspondre aux ventes totales que vous obtenez de la caisse enregistreuse. Soustrayez ce total du nombre d'argent que vous avez utilisé avant de commencer à trader pour la journée.
- Mettez toutes les espèces, les paiements par carte de crédit et les chèques que vous recevez dans un sac et apportez le sac à la banque.
- Tenir des registres des espèces, des cartes de crédit et des chèques. Cela vous aidera dans le processus comptable global.
- Mettez de l'argent dans le tiroir-caisse à chaque fois avant de commencer une journée de travail. Assurez-vous que vous gardez votre argent dans un endroit vraiment sûr quand ce n'est pas un jour de semaine.
Des astuces
- Trouvez votre manuel de caisse enregistreuse sur Internet à l'aide d'un moteur de recherche en ligne. Entrez la marque et le type de votre caisse enregistreuse dans le moteur de recherche.
- Si vous utilisez une caisse enregistreuse de type Square, vous pouvez appliquer la plupart des instructions qui s'appliquent à une caisse enregistreuse ordinaire. Reportez-vous au manuel de la caisse enregistreuse Square pour plus d'informations.
