La rétroaction est l'un des principaux aspects qui peuvent aider les employés et les étudiants à s'améliorer. En plus d'être considéré comme important, le feedback est également un élément indispensable dans la plupart des bureaux et des salles de classe. Cela se voit surtout si vous avez des employés ou si vous êtes chargé d'enseigner aux autres. La rédaction de commentaires par e-mail devient de plus en plus importante à mesure que de plus en plus de travailleurs communiquent et travaillent à distance. Si vous êtes le superviseur du rendement d'un employé, écrivez des commentaires sur son rendement. Si vous êtes enseignant, rédigez des commentaires pour vos élèves.
Étape
Méthode 1 sur 3: Rédaction de commentaires pour les employés par e-mail
Étape 1. Dites la raison pour laquelle vous envoyez un e-mail à l'employé (e-mail)
Vous pouvez le lui dire dans l'objet de l'e-mail ou dans le corps de l'e-mail. Cependant, c'est une bonne idée de le mettre dans l'objet de l'e-mail afin qu'il sache ce que l'e-mail est sur le point de lire.
Par exemple, écrivez « Rétroaction sur la proposition de projet – Bon départ ! » sur l'objet de l'e-mail
Étape 2. Commencez l'e-mail avec une phrase amicale
Cela montrera aux employés que vous fournissez des commentaires amicaux et non critiques. De plus, cela augmente la probabilité que les lecteurs d'e-mails lisent et reçoivent des commentaires constructifs.
Écrivez quelque chose comme « Passez une bonne journée ! »
Étape 3. Appréciez le travail effectué par l'employé
Habituellement, la personne qui reçoit les commentaires a fait une tâche que vous évalueriez très durement, alors complimentez-la au début de l'e-mail pour lui faire savoir que vous appréciez ses efforts.
Vous pourriez dire: « Merci d'avoir travaillé si dur sur cette proposition. La proposition est très bonne
Étape 4. Donnez d'abord des commentaires positifs aux employés
Les commentaires positifs rendront les critiques sévères plus douces. Soyez honnête, mais n'oubliez pas de le complimenter aussi. Vous devez vous concentrer sur son travail actuel ou sur une tâche déjà accomplie.
Dites: « Cette proposition est très bonne. Vous avez écrit un objectif très impressionnant et je vois aussi qu'il y a eu beaucoup de développement dans la méthodologie utilisée
Étape 5. Notez les commentaires négatifs sous forme de suggestions
En fait, écrire des suggestions sur les points à remplacer est plus efficace, mais le lecteur ne pourra pas très bien prendre ce genre de conseils. En fin de compte, il aurait pu se sentir découragé. Par conséquent, notez les commentaires de votre point de vue et comment vous le modifieriez si vous écriviez la proposition.
Vous pourriez écrire: « Je vais échanger la première partie contre la deuxième partie, puis expliquer à nouveau la troisième partie afin que la partie budget puisse être écrite là aussi. De plus, vous pouvez dire "Je vais supprimer le deuxième paragraphe, mais je vais ajouter une revue du projet en cours en terminant"
Étape 6. Expliquez les commentaires négatifs donnés
Expliquez le problème qu'il a et où se trouve le problème si nécessaire. Si sa critique concerne un changement d'attentes ou de direction, faites-le-lui savoir. Incluez également des raisons détaillées pour lesquelles il devrait y avoir un changement dans cette section.
- Dites: « Nous apportons des changements majeurs dans l'entreprise, nous devons donc rédiger une proposition plus détaillée en la développant en plusieurs parties. J'ai déjà donné un aperçu des parties qui doivent être développées davantage.
- Si vous souhaitez rédiger des commentaires relatifs à l'attitude de la personne, n'oubliez pas de fournir un exemple concret de ce que vous voulez dire. Par exemple, si vous souhaitez critiquer le port de vêtements inappropriés lorsque vous assistez à une réunion avec un client, vous devez fournir un exemple d'une erreur qu'il a commise. Par exemple, « La dernière fois que nous avons vu un client, vous portiez des tongs et avant cela, vous portiez un t-shirt. Des vêtements comme celui-ci ne reflètent pas le professionnalisme de l'entreprise que nous montrons toujours.
Étape 7. Donnez-lui des suggestions sur la façon dont il peut s'améliorer
Vos commentaires seront inutiles si vous ne lui fournissez pas une issue. Ces suggestions peuvent aller d'une liste spécifique d'entrées à une liste générale de suggestions de réalisations.
- Vous pouvez donner un exemple afin qu'il puisse résoudre le problème. C'est une excellente option si vous avez une suggestion concrète en tête. Par exemple, dites « Pour votre prochaine présentation, utilisez des couleurs neutres et n'utilisez pas de transitions entre les diapositives. De plus, il y a des clients qui assistent à la réunion, alors n'utilisez pas non plus le jargon de l'entreprise.
- Alternativement, vous pouvez lui demander quelles solutions il aimerait faire pour résoudre le problème. Cette option est une excellente façon de procéder si vous voulez parler d'un problème qui peut avoir plusieurs options de solution. Par exemple: « De quelles façons pouvez-vous améliorer votre prochaine présentation ? » ou "Quels changements aimeriez-vous apporter dans votre prochaine présentation ?".
Étape 8. Rappelez-lui les conséquences possibles
Certains problèmes sur le lieu de travail peuvent endommager le nom de l'entreprise, les employés doivent donc en être informés. Dans certaines situations, il n'y a pas beaucoup de conséquence si un employé fait une erreur. Cependant, il y a aussi des moments où vous avez perdu un client ou êtes incapable de fournir un service efficace en raison d'un manque d'employés. Parfois, il y a aussi des conséquences pour les travailleurs s'ils n'améliorent pas la situation. Informez immédiatement vos employés en cas de problème.
- Par exemple, dites-lui que vous craignez que le client ne parte à cause d'une erreur de paperasse.
- Sinon, dites à l'employé qu'il ne sera peut-être pas inclus dans le prochain projet s'il n'y a pas d'amélioration de sa capacité à rédiger des documents.
Étape 9. Terminez l'e-mail avec une offre pour clarifier et expliquer les commentaires
C'est un bon moyen de terminer l'e-mail et de lui montrer que vous le soutenez. De plus, cela le mettra également à l'aise lorsqu'il voudra demander des éclaircissements sur des choses qu'il ne comprend pas.
Par exemple, écrivez une phrase comme « Veuillez me faire savoir si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin d'éclaircissements à ce sujet »
Méthode 2 sur 3: Rédaction de commentaires sur les avis
Étape 1. Définir les objectifs d'évaluation des performances
C'est la raison pour laquelle il y a évaluation. L'employé saura ce qu'il va lire s'il connaît vos objectifs et vous aide à concevoir des commentaires pour lui.
- Par exemple, vous concentrez-vous sur l'amélioration des performances des employés ? Menez-vous une évaluation à l'échelle de l'entreprise pour déterminer quelle formation professionnelle est requise? Faites-vous des revues trimestrielles ?
- Informez l'employé de cet objectif lorsque vous lui fournissez des commentaires. Vous pourriez dire: « L'entreprise prévoit d'offrir des sessions de formation professionnelle en fonction des besoins des employés. Par conséquent, je fournis des évaluations de performance pour chaque employé.
Étape 2. Passez en revue les commentaires précédents
Cela peut être pris sur la base des examens fournis précédemment, ainsi que des commentaires informels fournis au cours de la période d'évaluation. Vous devriez également vérifier ce que l'employé a fait après que la rétroaction a été donnée. L'a-t-il utilisé pour s'améliorer ? La rétroaction entre-t-elle uniquement dans l'oreille droite et quitte-t-elle l'oreille gauche ?
- S'il apporte des modifications en fonction des commentaires précédents, intégrez ce point dans une critique positive à son sujet.
- S'il ignore les anciens commentaires, discutez des problèmes précédents avec lui et du manque d'initiative pour suivre les suggestions.
Étape 3. Décrivez les commentaires positifs et incluez des exemples concrets
Commencez toujours une session de feedback en laissant un commentaire positif. Félicitez l'employé pour ce qu'il a bien fait et faites des commentaires précis sur les réalisations. Soyez honnête et essayez de donner le même nombre de commentaires que le nombre de commentaires négatifs que vous donnez.
- Donnez un exemple tel que « Vous avez fait preuve d'initiative lorsque vous vous êtes porté volontaire pour diriger un projet. En outre, vous démontrez également de bonnes compétences en leadership lors de la coordination avec les membres de l'équipe, de l'écoute des suggestions des autres et de l'affectation des personnes à leurs tâches respectives.
- Louez la bonne attitude et devez la continuer.
Étape 4. Donnez des critiques constructives et donnez des exemples spécifiques
Concentrez-vous sur les critiques qui peuvent apporter le plus d'avantages à l'entreprise ou à l'employé cible. Informez l'employé des domaines qu'il trouve difficiles et pourquoi c'est un problème pour lui.
Donnez des exemples précis. Par exemple, « Au cours des trois dernières présentations, vous avez oublié de présenter votre budget estimé et le ralentissement de votre projet » ou « Le nombre moyen de projets que vous avez terminés au dernier trimestre était de 6, mais cette fois, vous ne pouvez en terminer que 2. Je pense que votre performance est inférieure à la moyenne
Étape 5. Définir les objectifs de performance pour la prochaine période d'évaluation
Cela aidera les employés à savoir quels domaines doivent être améliorés. De plus, vous comprendrez également ce que l'entreprise a besoin de ses employés. Le travailleur trouvera également ce feedback plus utile car basé sur l'évaluation, il sait ce que l'entreprise attend de lui.
- Les objectifs doivent être courts et précis. Par exemple, « Les employés doivent vendre 4 articles par jour », « Les employés doivent améliorer la communication avec les clients » ou « Les employés doivent suivre une formation en leadership ».
- Assurez-vous que vous réaliserez ces objectifs lors de la prochaine évaluation, car c'est ce à quoi les employés s'attendent.
Étape 6. Offrir des possibilités de formation de perfectionnement professionnel
Faites des recommandations basées sur les critiques constructives que vous avez formulées. Ces recommandations peuvent être basées sur des sources existantes telles que des ateliers, des cours de formation, des formations internes ou du mentorat inter-employés. De plus, vous pouvez également suggérer des cours gratuits disponibles en ligne si vous manquez de ressources.
- Soyez ouvert si vous devez modifier une suggestion après avoir parlé à un employé. Par exemple, les employés peuvent demander une formation professionnelle à laquelle vous n'avez jamais pensé auparavant.
- Tenez compte des objectifs de travail de l'employé. Par exemple, si vos employés souhaitent accéder à des postes de direction, vous pouvez choisir une formation en leadership comme option de formation professionnelle. Sinon, s'il s'intéresse à la conception graphique, permettez-lui de suivre un cours afin qu'il puisse utiliser ses compétences pour votre entreprise.
Étape 7. Encouragez l'employé à conclure la séance de rétroaction
Peu importe à quel point l'évaluation des performances d'un employé est brillante, personne n'aime qu'on lui dise ce qui lui manque ou ce qui doit être amélioré, alors terminez la session en encourageant l'employé à se sentir plus à l'aise et moins découragé ou dépassé.
Dites quelque chose comme: « Au dernier trimestre, nous avons eu des difficultés imprévisibles, mais vous avez fait un excellent travail pour ajuster la charge de travail. Nous aimons votre travail et nous sommes impatients de voir plus de ce genre de travail au cours du trimestre en cours. »
Étape 8. Encouragez une réponse de l'auditeur
Cette réponse peut être verbale après en avoir discuté avec lui, ou vous pouvez fournir un formulaire de commentaires à remplir. Vous obtiendrez une meilleure réponse si les employés ont le temps de réfléchir à leurs évaluations de performance et d'écrire leurs réponses en votre absence.
Demandez à la personne de commenter l'avis que vous lui avez laissé. Par exemple: « Avez-vous des suggestions à me faire, que dois-je améliorer lorsque je donne des commentaires ? Et « Est-ce que mes commentaires étaient suffisamment clairs et utiles ? »
Méthode 3 sur 3: Donner des commentaires aux étudiants
Étape 1. Concentrez-vous sur les performances d'apprentissage des élèves
Le but de la rétroaction est d'aider les élèves à apprendre. Alors, faites des commentaires positifs qui l'incitent à améliorer ses efforts plutôt que de critiquer ses erreurs. Utilisez cette session pour donner des instructions et non pour les critiquer.
Vous pouvez fournir des commentaires écrits sur les travaux des étudiants, y compris les travaux écrits, les présentations et les projets
Étape 2. Donnez votre avis sur le contenu et le mécanisme de livraison de la mission
Ces deux éléments sont importants pour l'étudiant car il doit savoir comment améliorer ces deux composantes. De plus, de nombreux élèves obtiennent de meilleurs résultats dans un domaine que dans un autre. Par exemple, un élève peut avoir une idée brillante avec un bon développement d'idée, mais il ne sait pas épeler correctement, ne peut pas utiliser la ponctuation correctement et a beaucoup de phrases incomplètes et inexactes.
- Si vous fournissez des commentaires pour un projet ou une présentation orale, assurez-vous de fournir des commentaires sur chaque section du devoir.
- Par exemple, les présentations orales nécessitent des commentaires sur le contenu et les compétences de prise de parole en public. Pendant ce temps, les projets nécessitent des commentaires en termes de contenu, de créativité et de méthodes de livraison.
Étape 3. Donnez des commentaires positifs et négatifs spécifiques
Les commentaires tels que « bon travail », « amélioration » ou « amélioration » ne sont pas considérés comme suffisamment précis; les étudiants ne savent pas quelles parties améliorer et quelles choses sont assez bonnes. Dites aux élèves quels domaines doivent être améliorés et lesquels sont suffisamment bons.
- Écrivez quelque chose comme: « La thèse est claire, bien écrite et utilise le format que nous avons étudié. Cependant, la phrase d'ouverture doit être corrigée car elle n'est pas liée à votre thèse ».
- Suggérez: « Votre idée est bien développée, mais je vous recommande de prendre des séances supplémentaires pour améliorer votre utilisation des virgules et vous entraîner à écrire des phrases parfaites ».
- Donnez une combinaison de commentaires positifs et de critiques constructives.
Étape 4. Suggérez comment améliorer la capacité au lieu de corriger l'erreur
Vous pouvez signaler certaines erreurs, mais ne modifiez pas trop le travail des élèves. Notez tous les problèmes que vous voyez dans le travail des élèves, comme l'utilisation excessive de virgules. Après cela, suggérez ce qui peut être amélioré par cela.
Par exemple, « Vous avez utilisé trop de virgules dans votre essai. Veuillez vérifier les règles d'utilisation des virgules et comment combiner des phrases avec des virgules. Si vous venez à une session supplémentaire, nous pouvons nous entraîner à écrire un bon paragraphe ensemble
Étape 5. Priorisez votre prochain brouillon ou devoir
L'établissement de priorités comme celle-ci aidera les élèves à se concentrer sur d'autres choses qui doivent être réalisées. Vous pouvez prioriser vos objectifs d'apprentissage ou les besoins des élèves, en fonction de votre travail.
Dites: « Maintenant, vous devriez vous concentrer sur l'utilisation de phrases actives et ne pas utiliser de phrases incomplètes. »
Étape 6. Limitez les commentaires à un domaine ou à une capacité s'il s'agit du problème principal
Concentrez-vous sur les objectifs d'apprentissage actuels ou sur les besoins des élèves que vous évaluez. Assurez-vous que l'étudiant sait que vous ne notez que certaines parties de sa dissertation afin qu'il ne présume pas que le reste de la dissertation est parfait.
- Marquez les domaines qui seront au centre de vos commentaires.
- Avant de rendre le travail des élèves, informez-les que vous ne fournissez des commentaires que sur certaines parties du devoir.
- Vous pouvez laisser les étudiants choisir les compétences ou les sections qu'ils souhaitent commenter.
Étape 7. Ne submergez pas les élèves
S'il y a trop d'erreurs, ne les corrigez pas toutes en une seule session de feedback. Si vous laissez trop de commentaires au cours d'une session, les étudiants peuvent se sentir dépassés et éventuellement se décourager. Alors, laissez un commentaire sur la chose la plus simple et la plus basique à corriger.
- Par exemple, vous pourriez commencer par trouver des moyens d'éviter d'écrire des phrases imparfaites et de chercher des mots dans le dictionnaire s'il ne sait pas les épeler.
- En outre, vous pouvez également vous concentrer sur les objectifs d'apprentissage de la mission.
Étape 8. Motiver les élèves à continuer d'apprendre
Terminez la session de rétroaction avec des mots positifs et encouragez-le à continuer d'essayer. Vous pouvez également lui rappeler ses réalisations dans d'autres tâches afin qu'il continue d'essayer encore plus fort.
