Si votre travail vous oblige à contacter des clients par téléphone, vous laisserez probablement beaucoup de messages vocaux. Cependant, que faut-il dire exactement après qu'un bip se fasse entendre au téléphone ? Fournir toutes les informations pertinentes via la messagerie vocale peut être intimidant, de sorte que de nombreux détails finissent par être négligés. Remplacez la livraison impromptue de messages vocaux par le bon système. Grâce à quelques points faciles à retenir, vous pouvez vous assurer que toutes les informations importantes sont transmises au destinataire afin que les chances d'être rappelé augmentent.
Étape
Méthode 1 sur 3: vous présenter
Étape 1. Utilisez un ton de voix approprié
Dès que le message commence à être enregistré, parlez d'une voix claire et facilement audible. Ne marmonnez pas et ne parlez pas trop vite. Essayez de rendre votre voix attrayante et énergique pour attirer l'attention de l'auditeur. Même s'il ne vous voit pas, votre ton sera clair. Alors, assurez-vous d'utiliser le bon ton de voix.
- Prononcez chaque mot à haute voix. Un mauvais signal peut brouiller votre voix, voire épuiser vos mots. La voix de la conversation ordinaire peut être entendue indistinctement lors de l'appel.
- La qualité de votre voix doit refléter le but de l'appel. Par exemple, vous pouvez laisser un message vocal fort pour féliciter votre nièce d'avoir obtenu son diplôme. Cependant, si vous souhaitez exprimer vos condoléances, laissez un message vocal sérieux et respectueux.
Étape 2. Dites votre nom
Indiquez votre nom au début du message. De cette façon, la personne qui vous appelle saura qui vous êtes. Des mots simples, tels que « Ceci (votre surnom) » peuvent être utilisés dans diverses situations. Vous pouvez également utiliser des phrases plus polies, telles que « Mon nom est (nom complet) » si la personne qui vous appelle ne vous a jamais rencontré. Vos amis et votre famille peuvent vous reconnaître sans autre identification. Si l'appel est lié au travail, le destinataire de l'appel a besoin d'un nom pour connaître le but de l'appel, afin qu'il puisse interagir plus personnellement.
- Les étapes ci-dessus semblent triviales, mais elles sont souvent oubliées par les appelants nerveux lorsqu'ils laissent des messages vocaux.
- Si vous avez un titre professionnel ou une auto-description qui peut aider l'appelant à vous identifier, indiquez-le après votre nom. Par exemple « Je m'appelle Dr. Arief, radiologue à l'hôpital général de Tangerang", ou "Voici Tasya, je suis la mère de Selvy qui est dans la même classe que votre enfant."
Étape 3. Indiquez votre numéro de téléphone
Indiquez votre numéro de téléphone après avoir mentionné le nom. La plupart des destinataires du téléphone attendent la fin de la messagerie vocale pour obtenir les informations de contact, mais si le destinataire ne les retire pas immédiatement, ils devront recommencer le message. N'oubliez pas de parler lentement et clairement lorsque vous mentionnez le numéro de téléphone afin que le destinataire puisse bien l'entendre.
- Une façon simple de dire un numéro de téléphone au début d'un message est de dire quelque chose comme « Ceci est (votre nom), mon numéro (votre numéro de téléphone) » ou « Ceci est (votre nom) à partir du numéro (votre numéro de téléphone))."
- Bien que la fonction d'identification de l'appelant permette au destinataire de voir votre numéro, il est toujours recommandé de mentionner le numéro de téléphone au cas où votre numéro n'est pas enregistré ou si vous souhaitez que le destinataire vous appelle vers un autre numéro.
Étape 4. Établissez la connexion
Lorsque vous entendez des messages vocaux professionnels provenant d'expéditeurs inconnus, les gens commencent à se méfier ou à se désintéresser s'ils ne savent pas qui vous êtes et quel est le but de l'appel. Calmez-les en mentionnant le nom d'un ami connu ou de la personne qui a donné le numéro. Encore une fois, cette méthode peut rendre l'appel plus personnel. Les messages vocaux seront insoupçonnés et vous obtiendrez très probablement la réponse que vous attendez.
- Essayez de faire une brève introduction pour informer les auditeurs, comme « J'ai reçu ce numéro d'Andi, qui a dit que vous alliez vendre votre bateau ».
- Même si vous n'appelez pas pour affaires, l'établissement d'une connexion personnelle peut mettre le destinataire plus à l'aise. « Voici Bob, votre voisin de l'autre côté de la maison » semble plus amical que « Voici Bobby Rahmadika Setiawan ».
Méthode 2 sur 3: Expliquer vos besoins
Étape 1. Pensez à quoi dire à l'avance
Avant de laisser un message vocal, vous devez savoir ce que vous essayez de transmettre. Ce n'est pas un problème si vous avez un objectif précis en tête, mais entendre les bips qui signalent qu'un message vocal est en cours d'enregistrement peut rendre n'importe qui nerveux. Décomposez les informations que vous souhaitez véhiculer en plusieurs points, puis expliquez tout avant de raccrocher.
- Surtout pour les messages vocaux très importants, vous pouvez écrire un script approximatif avant d'enregistrer le message.
- Si vous bégayez soudainement, concentrez-vous sur une brève mention de votre nom, de vos coordonnées et de la raison de votre appel.
- Imaginez que vous envoyez un message vocal pour laisser un message romantique concernant un rendez-vous la veille. Imaginer le message vocal que vous êtes sur le point de livrer avant d'enregistrer le message peut vous donner une sensation de fraîcheur, de calme et de confort au lieu d'être nerveux et timide.
Étape 2. Gardez votre message court
Limitez votre messagerie vocale à 20-30 secondes. Vous aurez rarement besoin d'un message vocal plus long que cette durée. Vous ne voulez pas que les destinataires se lassent d'entendre des messages trop longs et verbeux. Restez concentré et faites passer le message directement au but. Les messages courts peuvent déclencher la curiosité afin que le destinataire soit intéressé à rappeler.
- En revanche, si votre message vocal est trop court, le destinataire peut penser qu'il n'a pas d'importance et le supprimer ensuite sans être écouté au préalable. Cela est susceptible de se produire si vous appelez à partir d'un numéro inconnu.
- Le but de laisser un message vocal est de faire rappeler quelqu'un, pas de partager toutes les informations que vous voudriez donner lors d'un appel direct.
Étape 3. Démarrez la messagerie vocale avec les informations les plus importantes
Ne tournez pas autour du pot avec les raisons de votre appel. Si vous voulez juste demander comment vous allez, dites-le. Si vous souhaitez offrir un article en particulier, ou confirmer un rendez-vous, dites-le. Les auditeurs perdront rapidement tout intérêt et supprimeront le message si vous ne mentionnez pas l'objet de l'appel au début du message.
- Vous avez très peu de temps pour faire passer le message. Si vous parlez trop, les auditeurs peuvent mettre le message en sourdine avant qu'il ne reçoive des informations importantes.
- Il vaut mieux annoncer de mauvaises nouvelles, comme "Papa est à l'hôpital", puis utiliser le reste du temps pour transmettre de la sympathie et des explications, plutôt que de tourner en rond jusqu'à ce que l'auditeur soit inquiet.
Étape 4. Laissez des messages personnellement et organiquement
Résistez à l'envie de parler aussi fermement que lorsque vous êtes au téléphone. Soyez amical, soyez vous-même et parlez naturellement. Les gens peuvent repérer un vendeur qui essaie de leur faire acheter quelque chose, et ils sont plus susceptibles d'écouter votre messagerie vocale s'ils se sentent approchés de manière polie.
Parler comme si vous lisiez un script donnera l'impression que l'auditeur n'est qu'une des nombreuses personnes que vous appelez pour proposer la même chose
Méthode 3 sur 3: Fermeture de la messagerie vocale
Étape 1. Posez une question ou une demande spécifique
À la fin du message, expliquez pourquoi vous souhaitez que le destinataire vous rappelle. Posez une question précise ou faites une demande qui le motivera à décrocher le téléphone. Si le destinataire se sent confus ou incertain de votre destination après avoir entendu le message vocal, le message a échoué.
- Essayez d'utiliser des phrases telles que « Faites-moi savoir si vous aimez la recette soumise » ou « Je serais intéressé d'entendre vos idées sur cette proposition ».
- Les gens sont plus motivés à rappeler si vous faites une demande spécifique plutôt que de simplement dire « Rappelez, d'accord ».
Étape 2. Répétez votre nom et vos coordonnées
Terminez le message en répétant votre nom et votre numéro de téléphone. Répétez votre numéro de téléphone deux fois pour que le destinataire n'entende pas mal et puisse prendre des notes. Assurez-vous d'inclure tous les détails utiles lorsque le destinataire rappelle, par exemple quand vous avez le temps et quel est le meilleur moment pour appeler.
- Dire le numéro de téléphone plus de deux fois à la fin d'un message est trop et peut être offensant pour le destinataire du message.
- Vous n'avez pas besoin de pratiquer cette étape si le message est transmis avec désinvolture à vos amis ou à votre famille.
Étape 3. Ne terminez pas le message textuellement
Lorsqu'il est temps de raccrocher, ne continuez pas à bavarder ou à prolonger les messages inutilement. Si le destinataire n'est pas quelqu'un à qui vous tenez, il n'est pas nécessaire de laisser des mots doux. Plus votre message est long, moins il recevra d'attention de la part du destinataire. Alors, ne perdez pas votre concentration à la fin. Remerciez-le pour le temps accordé et laissez-le continuer la communication.
- Des mots de clôture comme « J'attends avec impatience d'avoir de vos nouvelles » sont beaucoup plus chaleureux et efficaces que des mots commerciaux ringards, comme « Passez une bonne journée ».
- Ne sautez pas aux conclusions et ne résumez pas votre message à la fin. Si le destinataire a besoin de répéter certains détails, il peut relire votre message plus tard.
Des astuces
- Rappelez-vous quand vous avez reçu un message vocal qui vous a fait penser « Qu'est-ce que cette personne veut ? » Laissez un message vocal que vous souhaitez entendre.
- Fournissez une adresse e-mail ou des informations de contact en plus de votre numéro de téléphone si cela est toujours pertinent pour votre interaction avec le destinataire du message.
- N'oubliez pas de mentionner la date si vous laissez un message avec des informations relatives à l'heure.
- Le sourire! Votre sourire sera véhiculé, même s'il n'est pas visible.
- Si vous appelez pour aborder un sujet sensible, limitez les informations partagées dans la messagerie vocale afin que personne d'autre ne puisse vous entendre.
- En cas d'urgence ou de catastrophe naturelle, utilisez la messagerie vocale pour indiquer que vous allez bien.
Avertissement
- Si vous essayez de faire rappeler quelqu'un, ne lui parlez pas de vos échecs d'appel passés. Cela ennuiera l'auditeur et il ne se sentira pas à l'aise de faire des affaires avec vous.
- Professionnellement, vous devez toujours laisser un message vocal si la personne au téléphone ne répond pas. Voir beaucoup d'appels manqués sans messagerie vocale indique que votre entreprise n'est pas importante.
