De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Excel pour surveiller les coûts départementaux ou à l'échelle de l'entreprise. Actuellement, Excel est devenu le programme par défaut sur les ordinateurs équipés de systèmes d'exploitation Windows. Vous pouvez donc utiliser ce programme pour surveiller vos factures. Il existe un certain nombre de modèles (impressions) de Microsoft et d'autres sites que vous pouvez utiliser pour suivre les dépenses. Même dans les dernières versions d'Excel, ces modèles sont déjà disponibles dans le programme. Vous pouvez également créer vos propres feuilles de calcul pour surveiller les factures dans Excel. Cet article discutera des deux manières.
Étape
Méthode 1 sur 2: Utilisation d'un modèle Excel
Étape 1. Sélectionnez le modèle Excel par défaut
La dernière version d'Excel contient des modèles pour surveiller les dépenses personnelles et des modèles pour les opérations commerciales générales. Vous pouvez accéder à ce modèle et l'utiliser pour surveiller les dépenses dans Excel.
- Dans Excel 2003, sélectionnez " Nouveau " dans le menu " Fichier ". Sélectionnez "Sur mon ordinateur" dans le volet des tâches "Nouveau classeur" pour afficher la boîte de dialogue "Modèles".
- Dans Excel 2007, sélectionnez " Nouveau " dans le menu " Fichier " pour faire apparaître la boîte de dialogue " Nouveau classeur ". Sélectionnez l'option "Modèles installés" dans le menu "Modèles" dans le volet de gauche. Sélectionnez « Budget mensuel personnel » dans « Modèles installés » dans le volet du milieu et cliquez sur « Créer ».
- Dans Excel 2010, cliquez sur le libellé "Fichier", puis sélectionnez "Nouveau" dans le menu "Fichier". Sélectionnez « Exemples de modèles » en haut du panneau « Modèles disponibles », puis sélectionnez « Budget mensuel personnel » dans la vue des exemples de modèles et cliquez sur « Créer ».
Étape 2. Choisissez un modèle en ligne
Si le modèle de budget personnel intégré de Microsoft Excel ne permet pas de suivre vos dépenses, essayez d'utiliser des modèles disponibles sur Internet. Vous pouvez télécharger des modèles à partir de sites tiers ou utiliser Excel pour vous connecter à Microsoft Office Online.
- Dans Excel 2003, vous pouvez sélectionner le modèle approprié dans la bibliothèque Microsoft Office Online à l'adresse https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Ici, vous pouvez également trouver des modèles pour les versions antérieures d'Excel.)
- Dans Excel 2007, sélectionnez « Budgets » dans la section Microsoft Office Online de la boîte de dialogue « Nouveau classeur ». Vous devez disposer d'une connexion Internet pour vous connecter à la bibliothèque de modèles Office en ligne.
- Dans Excel 2010, sélectionnez « Budgets » dans la section Office.com du volet Modèles disponibles. Vous devez disposer d'une connexion Internet pour vous connecter à la bibliothèque de modèles Office en ligne.
Étape 3. Entrez les informations dans les cellules appropriées
Les informations saisies dépendent du modèle de feuille de calcul utilisé.
Étape 4. Enregistrez votre feuille de calcul
Vous pouvez utiliser le nom de la feuille de calcul fourni par le modèle ou entrer un nom comme vous le souhaitez. Ou, vous pouvez simplement écrire le nom et l'année de fabrication du document de travail.
Méthode 2 sur 2: Créez votre propre feuille de calcul pour surveiller les dépenses
Étape 1. Ouvrez Excel
Étape 2. Entrez un nom pour la feuille de calcul dans la cellule A1
Utilisez un nom clair, tel que « Budget personnel », « Suivi des dépenses personnelles » ou quelque chose de similaire. (N'utilisez pas de guillemets lorsque vous écrivez des noms. Ici, les guillemets sont utilisés pour indiquer des exemples).
Étape 3. Entrez les en-têtes de colonne de la ligne 2
Voici quelques noms et séquences que vous pouvez utiliser, "Date", "Payé à", "Mémo", "Dépense", "Revenu" (ou "Gain", ou "Dépôt") et "Solde". Entrez ces en-têtes dans les cellules A2 à G2 et ajustez la largeur de la colonne afin que tout le texte soit visible.
Après avoir défini les en-têtes et les en-têtes de colonne, utilisez la fonction " Geler les volets " afin que les en-têtes de colonne soient en haut lorsque vous faites défiler la page. L'option Figer les volets se trouve dans le menu « Affichage » pour Excel 2003 et versions ultérieures, et dans le groupe « Fenêtre » sur le ruban de menu « Affichage » pour Excel 2007 et 2010
Étape 4. Entrez la première dépense dans la ligne de cellule 3
Étape 5. Entrez la formule du solde dans la cellule G3
Le solde sera déterminé par la différence entre les revenus et les dépenses car il s'agit de la première écriture de solde. La façon dont il est défini dépend de votre désir de voir le budget du côté des dépenses ou de l'argent dont vous disposez.
- Si vous souhaitez qu'une feuille de calcul personnalisée affiche les dépenses, votre formule de solde est =E3-F3, où E3 est la cellule qui contient le solde des dépenses et F3 est la cellule du solde des revenus. De cette façon, si vos dépenses sont supérieures à vos revenus, vos dépenses totales auront un nombre positif, ce qui vous facilitera la compréhension.
- Si vous souhaitez qu'une feuille de calcul personnalisée affiche l'argent dont vous disposez, la formule du solde est = F3-E3. Ainsi, le document de travail affichera un flux de trésorerie positif si l'argent disponible est supérieur aux dépenses, et négatif si les dépenses sont supérieures au revenu.
Étape 6. Saisissez la deuxième entrée de coût dans la ligne de cellule 4
Étape 7. Entrez la formule du solde dans la cellule G4
Étant donné que le solde de la deuxième écriture et des suivantes enregistrera le solde actuel, vous devez ajouter la différence résultante des dépenses et des revenus au solde de l'écriture précédente.
- Si vous souhaitez que la feuille de calcul affiche spécifiquement les dépenses, la formule du solde est =G3+(E4-F4), c'est-à-dire que G3 est la cellule contenant le solde précédent, E4 est la cellule contenant les dépenses et F4 est la cellule contenant les revenus.
- Si vous souhaitez que la feuille de calcul affiche le montant en espèces, la formule du solde est =G3+(F4-E4).
- Les parenthèses dans la formule qui montrent la différence entre les coûts et les revenus ne sont pas réellement nécessaires. Nous l'avons écrit pour que le concept de la formule devienne plus clair.
- Si vous pouvez laisser la cellule de valeur du solde vide jusqu'à ce que toutes les entrées soient terminées, veuillez utiliser le mot SI dans la formule afin que lorsque vous entrez la date, la cellule du solde n'affiche pas la valeur. La formule de cette méthode pour la deuxième entrée est =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) si vous voulez que la feuille de calcul surveille la charge, et =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)) si vous voulez un document de travail pour surveiller les flux de trésorerie disponibles. (Les parenthèses entourant les dépenses et les revenus peuvent être omises, mais les parenthèses extérieures ne peuvent pas être omises.)
Étape 8. Copiez la formule du solde dans une autre cellule de la colonne G (colonne Solde)
Cliquez avec le bouton droit sur la cellule G3 et sélectionnez "Copier" dans le menu contextuel. Après cela, faites défiler jusqu'à la cellule en dessous. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule sélectionnée et sélectionnez "Coller" dans le menu contextuel pour coller la formule dans la cellule sélectionnée (Dans Excel 2010, choisissez l'option "Coller" ou "Coller les formules" dans le menu contextuel.) La formule mettra automatiquement à jour les références de cellule pour indiquer les références de coût, de revenu et de date (le cas échéant) de la ligne actuelle et le solde de référence de la ligne au-dessus de la ligne courante.
Étape 9. Enregistrez la feuille de calcul
Donnez un nom clair à votre feuille de calcul, par exemple « Surveillance des coûts.xls » ou « Budget personnel.xls ». Vous pouvez saisir le nom et l'année du fichier, de la même manière que la méthode de création d'une feuille de calcul avec l'extension. (Encore une fois, vous n'avez pas besoin d'utiliser des guillemets comme nous les avons écrits juste pour clarifier les exemples de noms de fichiers. Vous n'avez pas besoin de taper le type d'extension de fichier car Excel l'écrira automatiquement.)
Excel 2003 et les versions antérieures enregistrent les feuilles de calcul au format ".xls", tandis qu'Excel 2007 et 2010 enregistrent les feuilles de calcul au format XML plus récent ".xlsx". Cependant, le dernier Excel a également la possibilité d'enregistrer des fichiers au format ".xls". Si vous avez plusieurs ordinateurs et prévoyez d'enregistrer cette feuille de calcul sur chacun d'eux, utilisez l'ancien format si votre ordinateur dispose d'Excel 2003 ou d'une version antérieure. Utilisez le dernier format si tous vos ordinateurs ont au moins Excel 2007
Des astuces
- Utilisez " AutoComplete " dans les catégories de dépenses et de revenus afin que l'orthographe saisie soit correcte.
- Vous pouvez utiliser le gras, la couleur du texte ou l'ombrage des cellules pour faire la distinction entre les coûts impayés, payés et futurs.
- Pour éviter que les formules ou les en-têtes de colonnes ne changent accidentellement, il est conseillé de protéger les cellules contre les modifications. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez remplacer (date, catégorie de bénéficiaire, dépenses, revenus et mémo) et déverrouillez ces cellules, puis appliquez une protection à l'ensemble de la feuille de calcul.
