Comment rédiger un communiqué de presse : 10 étapes (avec photos)

2024 Auteur: Jason Gerald | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-16 11:11

Un communiqué de presse est une déclaration écrite aux médias. Il peut contenir une série d'actualités, notamment le calendrier des activités, les promotions, les récompenses, les nouveaux produits et services, les résultats des ventes, etc. Les communiqués de presse peuvent également être utilisés pour créer des histoires spéciales. Les journalistes prendront généralement davantage en considération une idée d'actualité s'ils reçoivent d'abord un communiqué de presse. Il s'agit d'un outil de relations publiques très basique, que toute personne souhaitant l'utiliser peut utiliser dans le bon format. Nous allons vous montrer comment.

Étape

Méthode 1 sur 2: Création d'un communiqué de presse intéressant à regarder

Étape 1. Écrivez un titre original

Le titre doit être court, clair et direct; en d'autres termes, une version très condensée du point principal du communiqué de presse. De nombreux experts en relations publiques suggèrent que le titre doit être écrit en dernier, après que tous les autres contenus ont été écrits. Si vous suivez ces instructions, continuez à rédiger le communiqué de presse et écrivez le titre après celui-ci. Le titre attire l'attention et constitue une partie très importante d'un communiqué de presse.

• wikiHow est connu comme la source d'information la plus populaire.

  Vous l'avez vu, n'est-ce pas ? Maintenant, vous voulez en savoir plus sur l'actualité ! Le titre doit pouvoir attirer l'attention des journalistes, tout comme le titre d'un journal attire les lecteurs. Le titre peut décrire les réalisations récentes d'une organisation, un événement à signaler ou un nouveau produit ou service.

• Le titre doit être écrit en gras !

  Un titre est généralement écrit en gras et utilise une taille de police plus grande que le corps du manuscrit.

• La première lettre est en majuscule. Et aussi tous les noms qui doivent être en majuscule. La plupart des mots du titre sont en minuscules, bien que l'utilisation de "minuscules" puisse le rendre plus attrayant visuellement. Ne capitalisez pas sur des mots entiers.
• Utilisez des mots-clés importants. La façon la plus simple de créer un titre de communiqué de presse est de prendre les mots-clés les plus importants dans votre communiqué de presse. À partir de ces mots clés, essayez de formuler une déclaration logique et accrocheuse. Si vous incluez une phrase récapitulative après le titre, vous pouvez utiliser la même méthode. L'utilisation de mots-clés à l'avance rendra votre page plus facile à trouver dans les moteurs de recherche, et il sera plus facile pour les journalistes et les lecteurs de trouver des idées dans le contenu de votre communiqué de presse. Jetez un œil à l'intégralité de l'explication de cette première étape et notez qu'ils peuvent tous être des titres de communiqués de presse.

Étape 2. Écrivez le corps du script

Les communiqués de presse doivent être rédigés comme vous le souhaitez dans l'actualité. Et rappelez-vous ceci: la plupart des journalistes sont très occupés et n'ont pas le temps de rechercher les annonces de votre entreprise, donc ce que vous écrivez pour vos communiqués de presse sera utilisé par les journalistes pour écrire sur vos grands événements. Quoi que vous vouliez qu'ils disent, mettez-le ici.

• Commencez par la date et la ville où le communiqué de presse a été rédigé. Cette ville peut être supprimée si les résultats prêtent à confusion, par exemple si le communiqué est rédigé à Bandung, mais décrit les activités de la branche de Jogjakarta.
• La première phrase doit pouvoir attirer l'attention du lecteur et énoncer clairement votre point de vue. Par exemple, si le titre est "Carpren Publishing publie un nouveau roman sur la Seconde Guerre mondiale", la première phrase peut être quelque chose comme "Carpen Publishing, Ltd., a publié aujourd'hui son roman sur la Seconde Guerre mondiale de l'auteur de renom Arcy Kay". Cela élargit suffisamment le titre pour fournir un peu de détails et maintient encore plus le lecteur intéressé par votre histoire. Le paragraphe ou les deux suivants devraient développer la première phrase.
• Le corps du script du communiqué de presse doit être solide. Évitez d'utiliser des phrases et des paragraphes longs. Évitez les répétitions et l'utilisation excessive de jargon ou de langage fantaisiste. Gardez votre écriture simple et évitez de gaspiller des mots.
• Le premier paragraphe (deux à trois phrases) devrait conclure l'intégralité du communiqué de presse, et un contenu supplémentaire devrait l'expliquer davantage. Dans un monde en évolution rapide, aucun journaliste ou autre lecteur ne lira un communiqué de presse en entier si le début de l'article n'est pas intéressant.
• Travaillez avec des faits – activités, produits, services, personnes, cibles, objectifs, plans ou projets. Essayez de maximiser l'utilisation des faits. C'est une nouvelle. Un moyen simple de créer un communiqué de presse efficace consiste à utiliser la liste de clarifications suivante: Qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment.

Étape 3. Dites clairement « 5W » et « 1H »

Qui (qui), quoi (quoi), quand (quand), où (où), pourquoi (pourquoi) et comment (comment) peuvent donner aux lecteurs toutes les informations dont ils ont besoin. Faites attention aux points ci-dessous, nous utiliserons l'exemple ci-dessus pour créer notre communiqué de presse:

• Quels sont les acteurs principaux ? Éditions Carpren.
• Quelle est l'histoire principale ? Carpren Publishing publie le livre.
• Quand est-ce arrivé? Demain.
• Où se déroule cette activité ? Partout dans les grands magasins.
• Pourquoi est-ce dans les nouvelles? Parce que le livre a été écrit par le célèbre auteur, Arcy Kay.

• Comment s'est déroulée cette activité ? L'activité principale est un livre d'autographes à Chicago, suivi d'une tournée de livres dans toute la métropole.

  • Une fois les informations de base définies, complétez-les par des informations sur les personnes, les produits, les biens, les dates et d'autres éléments liés à l'actualité.
  • Si votre entreprise n'est pas le sujet principal de l'actualité, mais est une source de communiqués de presse, expliquez-le dans le corps du texte.
• Gardez le script court et précis. Si vous soumettez un formulaire imprimé, le texte doit être à double interligne.
• Plus votre communiqué de presse est convaincant, plus il est susceptible d'être couvert par des journalistes. Découvrez ce qui est "intéressant" pour un marché particulier et utilisez ces connaissances pour attirer des rédacteurs en chef et des journalistes.

Étape 4. Créez un communiqué de presse clair, précis et approprié pour vos lecteurs

Il y a de fortes chances que, où que vous envoyiez vos communiqués de presse, ils ont déjà des dizaines de communiqués de presse similaires empilés et prêts à être vidés. Si vous voulez que votre communiqué de presse soit voté, il doit être bon. Non seulement il doit être bon, mais il doit être très "prêt à publier".

• Lorsqu'un éditeur voit votre écriture, il ou elle pensera, combien de temps cela prendra-t-il pour imprimer votre communiqué de presse. Si votre écriture est pleine d'erreurs, a très peu de contenu ou a besoin de beaucoup de révisions, ils ne perdront pas leur temps dessus. Assurez-vous donc de l'écrire avec une bonne grammaire, avec toutes les bases et un contenu écrit complet.

• Pourquoi ces gens devraient-ils se soucier de ce que vous dites ? Si vous l'envoyez aux bons lecteurs, cette question a une réponse très claire. Si non, pourquoi perdez-vous votre temps ? Donnez aux bonnes personnes les bonnes nouvelles (des nouvelles, pas des annonces) et vous êtes sur la bonne voie.

  Ils l'apprécieront davantage si vous l'envoyez le matin. Cela leur donne le temps d'ajouter votre écriture à ce sur quoi ils travaillent. Considérez cela

Étape 5. Connectez-vous avec d'autres choses

Fournissez des liens vers des informations supplémentaires à l'appui de votre communiqué de presse. L'entreprise sur laquelle vous écrivez dispose-t-elle d'informations supplémentaires sur Internet que les lecteurs pourraient trouver utiles ? Bon. Ajoutez ça.

Si vous avez des doutes sur ce que vous avez, faites des recherches sur ce qui est couramment publié. Quelqu'un a peut-être écrit une activité comme vous l'avez écrit. PR Web et PR Newswire sont d'excellents points de départ

Méthode 2 sur 2: Format de mastering

Étape 1. Apprenez la structure de base

OK, maintenant que vous savez ce que vous avez à écrire, comment le mettre sur papier ? Pour commencer, gardez votre communiqué de presse aussi court que possible, une page maximum. Personne ne veut perdre du temps à lire cinq paragraphes à moins que vous n'écriviez sur la Troisième Guerre mondiale. Voici ce dont vous aurez besoin (dont certains ont déjà été mentionnés):

• POUR PUBLICATION IMMÉDIATE doit être écrit en haut à gauche de la page.

  Si vous souhaitez que la publication soit retardée, notez "SOUS EMBARGO JUSQU'À…" et la date souhaitée. Les quittances non accompagnées d'une date d'émission seront réputées émises immédiatement

• Le titre, généralement en caractères gras, est placé en dessous et centré sur la page.

  Si vous le souhaitez, ajoutez un sous-titre en italique (en expliquant brièvement le titre)

• Premier paragraphe: les informations les plus importantes. Peut être écrit comme une nouvelle, qui commence par la date ou la source de la nouvelle.
• Deuxième (et éventuellement troisième) paragraphe: informations complémentaires. C'est une bonne idée d'inclure des faits et des citations.
• Informations sur l'entreprise: plus d'informations sur votre entreprise. Qui es-tu? Quelles réalisations avez-vous réalisées ? Quelle est votre mission?
• Coordonnées: plus d'informations sur l'auteur (peut-être vous !). Si vous attirez l'attention de quelqu'un, il pourrait être intéressé à obtenir plus d'informations !
• Multimédia: en cette ère moderne, vous devriez avoir un compte Twitter pour les activités promotionnelles.

Étape 2. Écrivez les informations sur l'entreprise dans le corps du texte de votre communiqué de presse

C'est le moment d'inclure des informations sur votre entreprise. Lorsqu'un journaliste rédige votre communiqué de presse pour son histoire, il devra y mentionner votre entreprise. Les journalistes peuvent obtenir des informations sur l'entreprise à partir de cette section.

• Le titre de cette section doit ressembler à ceci: "À propos de [ENTREPRISE_XYZ]".
• Après le titre, écrivez un ou deux paragraphes décrivant votre entreprise en cinq ou six lignes pour chacun. Le texte doit décrire votre entreprise, votre secteur d'activité clé et vos politiques commerciales. De nombreuses entreprises ont déjà des brochures, des présentations, des plans d'affaires, etc. écrit professionnellement. Ils peuvent être inclus ici.
• À la fin de cette section, écrivez votre site Web. Le lien doit être dans l'URL complète afin qu'une fois imprimé, le lien reste consultable. Par exemple: https://www.example.com au lieu de "Cliquez ici pour visiter notre site Web !"
• Les entreprises qui ont des pages multimédias distinctes sur leurs sites Web doivent inclure une URL vers cette page. Les pages médias contiennent généralement des informations de contact et un dossier de presse.

Étape 3. Ajoutez vos informations de contact

Si votre communiqué de presse mérite vraiment une couverture, les journalistes chercheront certainement plus d'informations ou interrogeront des personnes clés qui y sont associées. Si cela ne vous dérange pas que ces personnes clés soient interviewées par les médias, vous pouvez fournir leurs coordonnées sur la page des communiqués de presse. Par exemple, si vous écrivez sur l'innovation, vous pouvez fournir les coordonnées de l'équipe de recherche ou d'ingénierie pour les médias.

• Sinon, vous devez fournir les détails de la section médias/relations publiques dans la section « Contact ». Si vous n'avez pas d'équipe dédiée à cela, vous devez nommer quelqu'un pour assurer la liaison entre les médias et votre entreprise.

• Les coordonnées doivent être limitées et spécifiques au communiqué de presse concerné. Les coordonnées doivent inclure:

  • Nom officiel de l'entreprise
  • Nom officiel et contact du service des médias
  • Adresse de bureau
  • Numéros de téléphone et de fax avec l'indicatif de la ville/du pays et l'indicatif téléphonique appropriés
  • Numéro de téléphone portable (facultatif)
  • Temps de disponibilité
  • Adresse e-mail
  • Adresse du site Web

Étape 4. Si possible, incluez un lien vers une copie en ligne du communiqué de presse

Nous vous recommandons de conserver tous les journaux de communiqués de presse disponibles sur votre site Web. Cela peut faciliter le processus d'ajout de liens et peut également être utilisé à des fins d'historique de l'entreprise.

Étape 5. Marquez la fin du communiqué de presse avec trois dièses (#)

Placez-le au centre de la page juste en dessous de la ligne à la fin de la version. C'est la norme du journalisme. Cela peut sembler exagéré, mais ce n'est vraiment pas le cas. C'est la bonne façon d'écrire.

Des astuces

• Recherchez les communiqués de presse sur Internet pour le ton, la langue, la structure et le format appropriés des communiqués de presse.
• Faites en sorte que chaque communiqué soit destiné à un support spécifique et envoyez-le aux journalistes qui couvrent ce type d'actualité. Cette information peut généralement être trouvée sur le site Web des médias. L'envoi de communiqués de presse identiques à divers médias et journalistes de ces médias est un signe que vous êtes paresseux et que vous ne ciblez pas un marché spécifique.
• Le timing des communiqués de presse est très important. Les nouvelles doivent être pertinentes et nouvelles, ni trop anciennes ni trop déviantes des nouvelles actuellement populaires.
• Envoyez votre communiqué de presse par e-mail et utilisez judicieusement les formats supplémentaires. Une grande police et des couleurs vives ne rendront pas votre histoire plus intéressante, mais distrairont les lecteurs. Placez votre communiqué de presse dans le corps de l'e-mail, pas dans une pièce jointe. Si vous devez utiliser des pièces jointes, utilisez le format texte brut ou Rich Text Format. Les documents Word sont généralement acceptés sur la plupart des supports, mais si vous utilisez la dernière version (.docx), enregistrez avec une version antérieure (.doc). Les journaux ont généralement des budgets serrés et beaucoup n'ont pas mis à jour leur version de Word. N'utilisez un fichier PDF que si vous envoyez un fichier contenant beaucoup d'images. N'écrivez pas votre communiqué de presse sur un autre morceau de papier, puis scannez et envoyez le fichier image par e-mail - cela ne fera que vous faire perdre du temps à vous et à l'éditeur. Tapez votre communiqué de presse directement dans l'e-mail.
• Évitez d'utiliser du jargon ou des termes techniques particuliers. Si vous devez l'utiliser pour rendre votre écriture précise, expliquez le terme.
• Incluez de plus amples informations dans votre communiqué de presse. Il s'agit d'informations sur ce que vous attendez des personnes avec les informations que vous publiez. Par exemple, si vous souhaitez que vos lecteurs achètent un produit, indiquez où vous pouvez obtenir le produit. Si vous souhaitez que les lecteurs visitent votre site Web pour participer à un concours ou en savoir plus sur votre organisation, indiquez une adresse Web ou un numéro de téléphone.
• Ne perdez pas votre temps à écrire le titre avant la fin de la sortie. Le rédacteur en chef écrira le titre original dans le journal ou le magazine, mais c'est une bonne idée d'écrire un titre accrocheur pour votre communiqué. Ce titre peut être votre seule chance. Soyez précis et court. Il est préférable de ne pas l'écrire avant d'avoir terminé le communiqué de presse. Vous ne savez pas avec certitude ce que vous – ou la personne avec qui vous interviewez – allez dire. Lorsque vous avez terminé de rédiger le communiqué, vous pouvez décider de réviser ou non votre paragraphe d'ouverture. Après cela, pensez au titre.
• Utilisez votre titre comme objet de l'e-mail. Si vous écrivez un titre très accrocheur, cela aidera à faire ressortir votre message dans la boîte aux lettres de l'éditeur.
• Incluez le nom de l'entreprise dans le titre, le sous-titre et dans le corps du manuscrit du premier paragraphe pour rendre votre publication plus facile à trouver dans les moteurs de recherche et plus facile à lire pour les professionnels et autres lecteurs. Si vous envoyez une version imprimée, vous pouvez la mettre sur du papier à en-tête.
• Les appels de suivi peuvent aider à transformer un communiqué de presse en une histoire complète.

Avertissement

• Les articles doivent être rédigés sur un ton aussi positif que possible. Évitez les phrases comme « après la démission du président précédent » ou « après une période d'inactivité ». Les journalistes peuvent décider de s'informer et de ne pas couvrir ce qui est inclus dans le communiqué de presse et - même si les circonstances ne sont pas vraiment négatives, par exemple, le président précédent a démissionné pour cause de maladie grave - les résultats peuvent ne pas être ceux que vous attendiez.
• Incluez toujours une citation – généralement d'une personne importante impliquée dans l'idée principale de la publication. Le texte n'a pas besoin d'être une citation directe, mais cela doit avoir du sens. Assurez-vous toujours que la personne citée est satisfaite de la citation. Les citations permettent aux journalistes occupés de préparer des articles complets sans avoir à mener d'interviews de suivi.
• N'incluez pas les coordonnées d'autres personnes sans leur consentement. De plus, ils devraient toujours être disponibles à des heures raisonnables quelques jours après la sortie des navires.
• Lors de l'envoi d'un communiqué de presse par e-mail, ne l'envoyez pas avec l'objet « communiqué de presse ». Cela ne fera que couler votre communiqué de presse parmi les autres communiqués de presse. Attirez l'attention de l'éditeur en incluant un titre accrocheur comme sujet de votre e-mail, par exemple « Brand Co. obtient un contrat d'entreprise de 300 milliards de roupies ».
• Rappelez-vous toujours que de nombreuses équipes éditoriales ont trop de charge de travail ou trop peu de personnel. Si vous pouvez leur faciliter la tâche, votre communiqué de presse sera plus susceptible d'être couvert. Si vous écrivez un communiqué de presse similaire à ce que l'éditeur publiera, votre communiqué de presse n'aura probablement pas besoin d'autant d'édition. Cependant, si votre communiqué de presse est plein d'erreurs et ne suit pas un style d'écriture standard, les éditeurs le supprimeront certainement immédiatement. Tout le monde a dit qu'ils étaient au pouvoir. Ne perdez pas le temps de l'éditeur. L'endroit où mettre une description de l'entreprise est dans la section des informations sur l'entreprise de votre communiqué de presse, mais assurez-vous qu'elle soit précise et factuelle.