Pour les personnes qui effectuent des opérations de paiement par chèque ou par dépôt à vue, l'une des compétences à maîtriser est le calcul du solde des fonds d'un compte courant ou d'un compte d'épargne. De cette façon, vous connaissez le montant des fonds en banque et à quoi servent les fonds. En plus d'empêcher les paiements avec des chèques en blanc, vous pouvez appliquer un budget cohérent, éviter les amendes et détecter les erreurs dans l'enregistrement des transactions ou la facturation des frais par la banque.
Étape
Partie 1 sur 3: Enregistrement des transactions de réception et de décaissement
Étape 1. Utilisez le livre de caisse
Connaissez-vous la fonction du livret fourni par la banque lorsque vous recevez le chéquier ? Ce livret est utile pour enregistrer toutes les recettes, dépenses et autres transactions via un compte courant, telles que les dépôts, les retraits d'espèces aux guichets automatiques, les paiements par carte de débit, les frais bancaires et le débit des chèques que vous émettez.
Si vous n'avez pas de livre de caisse à la banque, achetez-en un dans une librairie ou créez le vôtre en utilisant un cahier, du papier HVS ou du papier folio ligné
Étape 2. Découvrez le solde actuel des fonds en banque
Vous pouvez connaître le solde de votre compte courant en accédant à des comptes courants en ligne, en effectuant des transactions aux guichets automatiques et en appelant ou en rencontrant le personnel du service clientèle de la banque.
- Inscrivez le solde sur la ligne supérieure de la case à droite de la première page du livre de caisse ou sur la première ligne du papier in-folio avec la légende « Solde initial ».
- Il est possible que le solde actuel n'ait pas été déduit par des chèques émis mais non débités et des transactions avec des cartes de débit qui n'ont pas été traitées. Pour obtenir un solde précis, vérifiez à nouveau le compte courant quelques jours plus tard.
Étape 3. Enregistrez toutes les transactions bancaires
Faites la comptabilité chaque fois que vous effectuez des opérations de débit (sortie d'argent) et de crédit (entrée d'argent) par l'intermédiaire de la banque. Il y a 2 colonnes sur le côté droit du livre de caisse, une pour les opérations de débit et une autre pour les opérations de crédit. Incluez le montant des fonds émis dans la colonne débit et le montant des fonds reçus dans la colonne crédit.
- Enregistrez tous les chèques que vous émettez. Assurez-vous de toujours enregistrer le numéro du chèque, la date d'émission du chèque, le nom du bénéficiaire (si vous émettez le chèque au nom du chèque) et le montant du chèque.
- Conservez une trace de tous les retraits ou paiements effectués par l'intermédiaire de la banque. Chaque fois que vous prenez de l'argent à un guichet ou à un guichet automatique et que vous magasinez avec une carte de guichet automatique ou une carte de débit dans un supermarché ou une boutique en ligne, notez immédiatement le montant. Si des frais de guichet automatique vous sont facturés, notez également le numéro.
- Enregistrez toutes les transactions de paiement en ligne. Si vous recevez un code de confirmation du site Web ou de l'application après avoir effectué un paiement en ligne, écrivez-le dans le livre de caisse à droite du nom du bénéficiaire.
- Enregistrez le dépôt de fonds sur le compte courant. Assurez-vous d'enregistrer toutes les transactions qui modifient le solde de votre compte courant !
Étape 4. Incluez une description chaque fois que vous enregistrez une transaction
Cette étape vous aide à vous rappeler à quoi les fonds ont été utilisés lors de la vérification du solde de votre compte.
Par exemple, incluez des descriptions: légumes, essence, paiements de voiture, restaurants, etc
Étape 5. Prenez le temps de faire une correspondance si votre compte est également utilisé par quelqu'un d'autre
Vous devez communiquer régulièrement avec lui au sujet des transactions effectuées via un compte commun afin que vous puissiez tous les deux enregistrer les mutations et les soldes détaillés dans les livres de caisse de l'autre.
Si vous avez plusieurs comptes, créez un livre de caisse distinct pour chaque compte afin de faciliter la vérification
Partie 2 sur 3: Calcul du solde du compte courant
Étape 1. Calculez régulièrement le solde de votre compte courant
Vous pouvez calculer le solde à chaque fois que vous effectuez une transaction ou périodiquement, par exemple lorsque vous réservez un paiement de facture mensuel.
- Si vous avez déjà effectué un paiement avec un chèque en blanc ou un découvert, vous devrez calculer le solde à chaque fois que vous effectuez un paiement ou émettez un chèque.
- Réduisez le solde de tous les paiements effectués via des comptes courants, tels que les achats d'épicerie avec une carte de débit, les retraits d'espèces via un guichet automatique et l'émission de chèques. De plus, le solde du compte courant doit être déduit si vous effectuez un paiement par virement bancaire.
- S'il y a un dépôt en espèces, un crédit bancaire ou un virement entrant, ajoutez le numéro au solde du compte courant.
- Soustraire les opérations de débit des opérations de crédit plus le solde d'ouverture. Le résultat doit être un nombre positif. Écrivez le solde final dans la colonne la plus à droite.
Étape 2. Faites correspondre les transactions effectuées via des comptes courants
Au début de chaque mois, téléchargez un compte courant pour comparer le livre de caisse avec le compte courant et connaître les chèques débités.
- Ajoutez le solde aux revenus d'intérêts payés par la banque.
- Soustraire le solde avec les frais facturés par la banque.
- Faites une correspondance entre l'enregistrement des transactions dans le livre de caisse et les comptes courants. Assurez-vous que le solde final du livre de caisse correspond au solde indiqué par la banque sur le compte courant. Assurez-vous que le solde de clôture de la livre de caisse ne tient pas compte des paiements non débités et des opérations qui ne figurent pas dans le compte courant.
Étape 3. Corrigez toute erreur dans le livre de caisse
Si le solde final du livre de caisse et du compte courant est différent, recherchez la cause, puis corrigez-la.
- Recalculer l'addition et la soustraction. Assurez-vous d'inclure les bons chiffres et de calculer correctement depuis le calcul du solde de départ.
- Recherchez les transactions qui n'ont pas été enregistrées. Vous avez oublié d'enregistrer votre paiement après avoir fait vos courses au supermarché ? Y a-t-il des chèques qui n'ont pas encore été débités ? Enregistrez-vous les transactions qui se produisent après la date du compte courant ?
- Soustraire le solde final du compte courant du solde final du livre de caisse. La différence est-elle égale à l'une de ces transactions ? Si c'est le même, peut-être que vous ne l'avez pas enregistré correctement.
- Si la différence est un nombre pair, divisez le nombre par 2. Le résultat de cette division est-il le même que l'une des transactions du livre de caisse ? S'ils sont identiques, vous faites peut-être une addition au lieu d'une soustraction ou vice versa.
Étape 4. Vérifiez s'il y a des chèques qui n'ont pas été débités
Les fonds émis au moyen de chèques et autres paiements ne sont pas nécessairement débités directement. Si vous pensez qu'un chèque ou un paiement n'a pas été débité, soustrayez le montant du solde du compte courant et comparez-le au solde du livre de caisse.
Un moyen efficace de procéder au rapprochement consiste à vérifier régulièrement les transactions et à vérifier chaque chèque débité
Étape 5. Contactez votre banque si vous pensez qu'une erreur a été imputée à votre compte courant
Appelez ou rencontrez immédiatement le service client de la banque pour demander des éclaircissements sur le mauvais débit ou non sur votre obligation et discuter des options de remboursement.
Assurez-vous de signaler les transactions bancaires douteuses, même s'il s'avère que vous avez vous-même oublié de les enregistrer après vos achats ou que vous avez déjà jeté le reçu de paiement
Étape 6. Terminez le rapprochement
Si vous avez le bon solde de clôture, tracez une double ligne sous le solde de clôture du livre de caisse. Ainsi, vous connaissez immédiatement le solde de clôture du livre de caisse après rapprochement si vous souhaitez calculer le solde du compte courant ou effectuer un autre rapprochement.
Cette étape sert également de rappel s'il y a eu une erreur dans l'enregistrement dans le livre de caisse lorsque vous souhaitez calculer le solde du compte courant
Partie 3 sur 3: Comprendre l'importance de la réconciliation
Étape 1. Sachez que les banques peuvent et font parfois des erreurs dans l'enregistrement des transactions.
La vérification manuelle des soldes des comptes courants semble démodée dans cette ère moderne. Cependant, de nombreuses personnes averties en matière financière vérifient régulièrement le solde de leur compte courant. Donc, si la banque fait une erreur, vous le savez tout de suite et pouvez demander une solution.
Attention: si vous vous fiez uniquement aux comptes courants ou aux rapports de transactions par carte de crédit pour vérifier si la mutation du compte courant est correcte ou non, vous ne saurez pas si la banque a commis une erreur dans l'enregistrement des transactions, ce qui vous a causé un préjudice
Étape 2. Gérez vos dépenses pour économiser de l'argent
Après avoir rapproché le compte courant et le livre de caisse, vous pouvez confirmer le montant des fonds sur le compte courant. De cette façon, vous pouvez créer un budget pour éviter les dépenses inutiles.
Créez un budget réaliste pour éviter le gaspillage ou les déficits afin que vous puissiez économiser
Étape 3. Évitez d'émettre des chèques en blanc et des amendes
Lorsque vous faites un chèque, vous ne connaissez peut-être pas le solde de votre compte courant parce que vous n'avez pas eu le temps de regarder le compte courant. Par conséquent, vous avez besoin d'un livre de caisse pour déterminer s'il y a suffisamment de fonds dans votre compte courant pour émettre des chèques et vous assurer que les chèques ne sont pas rejetés.
- Habituellement, la banque impose une amende si le client émet un chèque en blanc. Certaines banques ne facturent pas de pénalité si un client dépose un acompte pour garantir l'émission d'un chèque. Demandez à la banque si vous ne connaissez pas les dispositions relatives aux amendes pour l'émission de chèques en blanc.
- Gardez à l'esprit qu'une fois que vous déposez le chèque, les fonds ne vont pas directement sur votre compte car la comptabilité prend du temps. Certaines banques prévoient des crédits pour ces fonds et bloquent l'excédent pendant plusieurs jours ouvrables. Le montant de la provision du crédit et la période de blocage des fonds sont déterminés par la banque concernée.
