Avez-vous récemment commis une erreur fatale ou blessé quelqu'un ? Si tel est le cas, n'hésitez pas à vous excuser de manière sincère et efficace, par exemple en écrivant une lettre. En effet, rédiger une lettre d'excuses – qu'elle soit personnelle ou professionnelle – est très utile pour corriger vos erreurs ainsi que votre relation avec la personne concernée. Cependant, assurez-vous d'appliquer les différentes méthodes ci-dessous pour que votre lettre semble sincère et pertinente.
Étape
Méthode 1 sur 3: Création d'une lettre d'excuses personnelle
Étape 1. Demandez ce que vous pouvez faire pour améliorer la situation
Il y a de fortes chances que la personne en question sache exactement ce que vous devez faire pour corriger l'erreur. Leur demander leur avis montre que vous êtes prêt à faire tout ce qu'il faut pour accepter leurs excuses et améliorer la situation.
Par exemple, vous pourriez dire: « Je me rends compte que j'ai gâché ta fête parce que je ne suis pas venu alors que j'avais un rendez-vous. Voulez-vous que je vous offre un verre dans un café ou que je prépare le dîner chez moi, alors vous ne vous fâchez plus ? Vous savez, notre amitié est très importante pour moi.. »
Étape 2. Offrez la possibilité de vous rencontrer pour vous excuser en personne
Même si cela dépend vraiment du problème à résoudre, essayez de lui demander de sortir afin de pouvoir vous excuser en personne. Avant de terminer la lettre, exprimez votre désir de le rencontrer dans un endroit neutre afin de pouvoir vous excuser en personne. Bien que l'offre puisse être rejetée par lui, offrez-la quand même.
Par exemple, vous pourriez dire: « Je voulais vraiment vous rencontrer pour pouvoir m'excuser en personne. S'il vous plaît, dites l'heure qui vous convient, d'accord ? »
Étape 3. Utilisez un message de clôture capable de représenter vos émotions
Si la lettre est personnelle, assurez-vous d'utiliser également une salutation de clôture informelle et émotionnelle. Par exemple, vous pouvez mettre « Salutations », « Désolé » ou « Salutations » à la fin de la lettre.
Méthode 2 sur 3: Création d'une sourate d'excuses professionnelles
Étape 1. Proposez une solution au problème associé
Si les excuses sont adressées à vos clients commerciaux, assurez-vous qu'ils sachent que vous êtes sérieux au sujet de la correction de l'erreur. Par exemple, essayez de proposer des solutions pertinentes et réalisables, plutôt que de simplement vouloir être entendu par les clients.
Si la lettre est adressée à un client de votre entreprise, essayez de dire: « Pour corriger une erreur de livraison passée, nous retournerons le même produit sans expédition et vous offrirons une remise de 30 % sur votre prochaine commande. »
Étape 2. Expliquez clairement qu'une situation similaire ne se reproduira plus
Dans le dernier paragraphe, décrivez les différentes mesures préventives que vous avez prises pour éviter que les mêmes erreurs ne se reproduisent à l'avenir. Soyez précis sur toutes les méthodes de prévention que vous avez utilisées et sur leur efficacité à faire face au même problème.
Par exemple, vous pourriez dire: « Jusqu'à présent, j'ai mis en œuvre une variété de méthodes pour empêcher les futurs retards du projet. L'une d'entre elles consiste à configurer un calendrier en ligne pour me rappeler une semaine, un jour et 8 heures avant le projet. délais d'achèvement., J'ai également dressé une liste plus détaillée des responsabilités professionnelles afin que chaque projet sur lequel je travaille puisse être terminé à temps. »
Étape 3. Mettez une salutation de clôture appropriée
Si la lettre est à des fins professionnelles, assurez-vous d'utiliser une salutation formelle telle que « Sincèrement » ou « Salutations » pour fermer la lettre.
Méthode 3 sur 3: Déterminer le ton de la lettre
Étape 1. Utilisez un ton de voix poli et professionnel pour une lettre d'excuses à un associé
Si les excuses sont adressées à votre patron ou à un autre partenaire commercial, gardez un ton poli, formel et professionnel. Expliquez la situation et présentez vos excuses avec précision, simplicité et clarté. N'utilisez pas un style de parole trop familier dans l'espoir que l'autre personne pourra vous pardonner plus facilement par la suite.
- Par exemple, vous pourriez dire: « Encore une fois, je m'excuse sincèrement pour l'erreur qui s'est produite. À l'avenir, je promets de prendre diverses mesures préventives pour m'assurer qu'une telle erreur ne se reproduise plus.
- Ne dites pas: « Je suis vraiment désolé ! J'espère que vous me pardonnerez ». La phrase semble trop informelle pour une lettre d'excuses professionnelle.
Étape 2. Utilisez un ton de voix sincère et honnête
Si les excuses sont adressées à une personne importante dans votre vie personnelle, assurez-vous que le ton de la lettre est personnel pour que votre lettre soit plus honnête et moins forcée.
Par exemple, essayez de dire: « Je suis vraiment désolé de vous avoir blessé en allant trop loin lorsque vous plaisantiez. Je n'ai pas réfléchi avant de parler, mais maintenant je comprends pourquoi tu es en colère. Je suis désolé."
Étape 3. Ne cherchez pas d'excuses
Chaque erreur sera motivée par une situation. Cependant, n'utilisez pas la situation comme excuse pour justifier votre erreur ! Croyez-moi, cela rendra vos excuses peu sincères. Restez concentré sur l'erreur que vous avez commise et vos excuses !
Par exemple, au lieu de dire: « Je suis désolé que ce projet ait été négligé. Mais à ce moment-là, mon fils était malade et après cela, mon temps a été pris par les vacances en famille », essayez de dire: « Je suis désolé que ce projet ait été négligé. Sur la base de cette expérience, j'ai élaboré un plan spécifique pour éviter que la même situation ne se reproduise à l'avenir."
Étape 4. Ne blâmez pas les autres
Peu importe à quel point il peut être tentant de blâmer quelqu'un d'autre dans votre lettre d'excuses, ne le faites pas ! Croyez-moi, tous vos mots dans le corps de la lettre n'auront aucun sens si vous le faites. Par conséquent, il sera difficile pour la personne concernée d'accepter vos excuses par la suite.
Étape 5. Signez la lettre
Prenez le temps d'ajouter votre touche personnelle (comme une signature) à la lettre; montrer que la lettre est vraiment importante pour vous. Vous devez imprimer et signer les lettres personnelles et professionnelles avant de les remettre à la personne concernée.
- Une lettre d'excuses professionnelles doit être envoyée par un canal plus formel (comme le courrier postal). En attendant, vous pouvez soumettre vous-même une lettre d'excuses professionnelles à la personne concernée.
- Si vous avez du mal à signer la lettre en personne, incluez au moins une signature numérique. Certains programmes informatiques offrent des options spéciales pour créer des signatures numériques et les apposer sur divers documents. Si vous le souhaitez, vous pouvez également mettre votre signature sur une feuille de papier, la numériser, l'enregistrer sur votre ordinateur au format image, puis l'insérer dans le document requis.
