Les organigrammes sont un utilitaire idéal pour décomposer des processus difficiles à comprendre en un ensemble de concepts simples. La création du bon organigramme équilibrera les informations nécessaires pour les transmettre et la facilité avec laquelle elles peuvent être transmises. Suivez ce guide pour créer un organigramme dans Excel et Word.
Étape
Méthode 1 sur 3: Concevoir un concept
Étape 1. Notez le concept de base
La clé d'un organigramme réussi est qu'il est facile à lire. Assurez-vous que les concepts de base sont écrits et que les développements entre les concepts sont expliqués en étapes simples.
Assurez-vous d'avoir un point final distinct sur le plan cartographique. Cela aidera à rendre le tableau plus facile à lire
Étape 2. Décidez si vous choisissez le format standard ou couloir
Les organigrammes standard décomposent les processus en fonction des concepts clés et des actions requises. Si vous avez plusieurs groupes impliqués dans le processus sur un organigramme, un format de couloir peut aider à indiquer qui doit le faire. Chaque étape de l'organigramme est placée dans une « voie » (alias chemin) le groupe responsable de l'exécution de la tâche (Marketing, Ventes, RH, etc.).
- Swimlane a généralement un format horizontal ou vertical. Le point de départ est le coin supérieur gauche du graphique.
- Le couloir peut être difficile à concevoir s'il y a plusieurs concepts qui doivent aller et venir entre les départements. Cela va gâcher le graphique.
Étape 3. Créez un organigramme
Avant de commencer à concevoir un organigramme avec un logiciel, dessinez-le sur une feuille de papier. Placez le brouillon en commençant par le haut et développez le graphique en dessous.
- La plupart des organigrammes fonctionnent sur des principes binaires de base. Au moment où le processus de variation se produit, le lecteur est présenté avec une question Oui ou Non (aka oui ou non). La réponse guidera le lecteur vers le concept approprié.
- Utilisez différentes formes pour représenter différents types de concepts ou de décisions. L'ajout de repères visuels facilitera la lecture et la compréhension.
Étape 4. Isolez les processus complexes
Si les zones du diagramme deviennent trop denses, divisez les sous-processus dans un nouveau diagramme. Ajoutez la zone en tant que référence de sous-processus dans l'organigramme d'origine et laissez le lecteur revenir au fur et à mesure qu'il parcourt la section développée.
Méthode 2 sur 3: Création d'un organigramme dans Excel
Étape 1. Faites une grille
Les feuilles de calcul Excel sont formatées par défaut pour avoir des cellules plus larges que hautes. Pour le rendre uniforme, définissez la taille de la cellule sur carré. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Sélectionner toutes les cellules situé dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul.
- Cliquez avec le bouton droit sur chaque en-tête de colonne et sélectionnez Largeur de colonne dans le menu. Entrez 2.14 dans le champ et appuyez sur Entrée. Cela transformera toutes les cellules en un carré parfait.
- Activez Aligner sur la grille dans le menu Aligner de l'onglet Mise en page ou Mise en page. Cela rendra l'objet créé redimensionné afin qu'il s'insère dans la grille et créera une forme uniforme.
Étape 2. Ajustez les marges
Si vous exportez la feuille de calcul vers Word ou un autre programme, assurez-vous que les lignes de marge sont alignées. Utilisez le menu Marges de l'onglet Mise en page ou Mise en page pour ajuster les marges afin qu'elles correspondent au logiciel d'exportation de graphiques.
Vous pouvez ajuster l'orientation du document (portrait ou paysage) à l'aide du menu Orientation de l'onglet Mise en page. Un organigramme qui va de gauche à droite doit être au format paysage
Étape 3. Créez la forme
Cliquez sur l'onglet Insertion et sélectionnez le menu Formes. Sélectionnez la forme que vous souhaitez créer, puis dessinez la taille de la boîte à l'aide de la souris. Après avoir créé une forme, vous pouvez modifier sa couleur et son style de trait à l'aide des outils de l'onglet Format qui s'ouvre.
Étape 4. Ajoutez du texte
Pour ajouter du texte à une forme, cliquez sur le centre de la forme et commencez à taper. Vous pouvez définir la police et le style à partir de l'onglet Accueil. Assurez-vous que le texte est court et concis, et assurez-vous qu'il est facile à lire.
Étape 5. Connectez toutes les formes
Ouvrez le menu Formes à partir de l'onglet Insertion. Choisissez le style de ligne qui convient le mieux à vos besoins. Passez la souris sur la première forme. Vous verrez une petite boîte rouge apparaître à la fin indiquant où les lignes peuvent être connectées.
- Commencez la ligne dans le carré rouge et faites-la glisser vers la deuxième forme.
- Des cases rouges apparaîtront sur la deuxième forme. Placez le point final sur la ligne d'une des cases.
- Tous les formulaires sont désormais connectés. Si vous déplacez la forme, les lignes resteront connectées et s'ajusteront au bon angle.
- Ajoutez des commentaires sur la ligne de connexion en saisissant la zone de texte, disponible dans l'onglet Insertion.
Étape 6. Téléchargez un modèle
Au lieu de créer un organigramme à partir de zéro, vous pouvez utiliser une variété de modèles et d'assistants Excel disponibles gratuitement ou payants sur Internet. La plupart de ces modèles vous feront gagner du temps sur la cartographie.
Méthode 3 sur 3: Création d'un organigramme dans Word
Étape 1. Insérez une toile
Le moyen le plus simple de créer un organigramme dans Word est de créer d'abord un canevas. Avec un canevas, vous êtes plus libre de travailler avec des formes de dessin et autorisez certaines fonctionnalités qui ne sont normalement pas disponibles, telles que les lignes de connexion.
Cliquez sur l'onglet Insérer. Sélectionnez le menu Formes, puis cliquez sur Nouveau canevas de dessin en bas du menu. Une ligne de canevas en pointillé apparaîtra dans votre document. Vous pouvez ajuster la taille de la toile en changeant son angle
Étape 2. Activez la grille
Avec une grille, vous pouvez créer une forme uniforme. Pour l'activer, cliquez sur le canevas pour le rendre actif. Dans l'onglet Format, cliquez sur Aligner, puis sélectionnez Paramètres de la grille. Cochez les cases pour afficher le quadrillage et aligner les formes.
Étape 3. Créez la forme
Sur le canevas actif, sélectionnez l'onglet Insertion et cliquez sur le menu Formes. Sélectionnez la forme que vous souhaitez ajouter. Utilisez la souris pour dessiner une forme de la taille désirée. Après avoir créé une forme, vous pouvez modifier sa couleur et son style de trait à l'aide des outils de l'onglet Format qui s'ouvre.
Étape 4. Ajoutez du texte
Pour ajouter du texte à une forme dans Word 2007, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Ajouter du texte dans le menu. Pour Word 2010/2013, cliquez simplement sur la forme et commencez à la saisir. Vous pouvez définir la police et le style à partir de l'onglet Accueil.
Étape 5. Connectez les formes
Ouvrez le menu Formes à partir de l'onglet Insertion. Choisissez le style de ligne qui convient le mieux à vos besoins. Passez la souris sur la première forme. Vous verrez apparaître de petites cases aux extrémités indiquant où les lignes peuvent être connectées.
- Commencez une ligne à l'intérieur de la boîte, puis faites-la glisser vers la deuxième forme.
- De petits carrés apparaîtront sur les bords de la deuxième forme. Placez le point final sur la ligne d'une des cases.
- Tous les formulaires sont désormais connectés. Si vous déplacez la forme, les lignes resteront connectées et s'ajusteront au bon angle.
- Ajoutez des commentaires sur la ligne de connexion en saisissant la zone de texte, disponible dans l'onglet Insertion.
