Comme son nom l'indique, une lettre de réponse est une lettre faite pour répondre à une question ou à une demande de quelqu'un, qui est généralement également livrée par écrit par lettre, et est couramment utilisée comme moyen d'échange d'informations dans le monde des affaires. Afin de produire la lettre de réponse parfaite, la première chose à faire est de revoir le contenu de la lettre contenant la question ou la demande que vous avez reçue. Ensuite, recherchez toute information supplémentaire nécessaire pour répondre à la lettre. Après avoir fait les deux, commencez à rédiger une lettre de réponse avec des phrases polies, directes, claires et capables de répondre à toutes les questions ou demandes énumérées dans la lettre originale. De plus, assurez-vous que le ton de votre phrase est également amical et informatif pour vous assurer que la lettre est en mesure de satisfaire le destinataire.
Étape
Méthode 1 sur 3: Examen du contenu de la lettre originale
Étape 1. Identifiez les informations demandées ou interrogées par l'expéditeur de la lettre
Parce que les lettres de réponse sont là pour fournir tout ce que l'expéditeur doit savoir, prenez toujours le temps d'examiner attentivement le contenu de la lettre. En particulier, comprenez la nécessité pour l'expéditeur de la lettre de savoir quelles informations vous pouvez lui fournir.
- Parfois, déterminer le sens d'une lettre n'est pas aussi facile que de tourner la paume de la main, surtout si le style d'écriture de l'auteur de la lettre n'est pas clair. Par conséquent, prenez toujours le temps de comprendre les besoins de l'expéditeur de la lettre avant de rédiger une lettre de réponse.
- Si nécessaire, notez certaines des choses importantes que vous trouvez dans la lettre pour mieux comprendre l'intention de l'expéditeur. En particulier, résumez ce que l'expéditeur a demandé et concevez votre réponse à chaque question ou demande.
Étape 2. En savoir plus sur les informations demandées par l'expéditeur de la lettre
Si l'expéditeur de la lettre demande des informations sur quelque chose, il est probable que vous le sachiez déjà et que vous puissiez y répondre immédiatement, ou vice versa. Si vous ne comprenez pas les informations demandées, prenez le plus de temps possible pour recueillir des informations avant de répondre à la lettre.
Par exemple, l'expéditeur de la lettre peut vouloir confirmer le statut de sa demande d'emploi dans votre entreprise. Si l'embauche d'un nouvel employé n'est pas votre domaine d'expertise, veuillez contacter un employé du service RH pour vous aider à vérifier l'état de la candidature de l'expéditeur avant de soumettre une réponse
Étape 3. Transmettez la lettre à une autre personne plus apte à répondre à la question posée
Surtout dans le monde des affaires, les clients envoient parfois une lettre à une adresse ou à un numéro de contact d'entreprise qu'ils trouvent sur Internet. Par conséquent, si vous recevez une lettre mais estimez que vous n'êtes pas qualifié pour répondre aux questions qu'elle contient, veuillez la transmettre à la personne appropriée. Faites-le pour vous assurer que l'expéditeur de la lettre peut recevoir la réponse la plus précise et la plus utile.
Si la personne met beaucoup de temps à répondre, essayez de faire savoir à l'expéditeur que vous avez transmis la lettre à une personne ayant plus de capacité pour répondre à ses questions. Au moins, l'expéditeur de la lettre sait que la lettre qu'il a envoyée a été reçue et traitée
Méthode 2 sur 3: Compilation des réponses
Étape 1. Adressez la lettre à la personne qui demande des informations ou pose des questions dans la lettre originale
Commencez toujours une lettre par une salutation polie, telle que "Cher", suivi du nom du destinataire de la lettre, au lieu d'utiliser une phrase d'ouverture trop générale, telle que "Au destinataire de cette lettre". En plus de paraître impersonnelle, la phrase donne l'impression que la lettre de réponse a été écrite par un ordinateur. Par conséquent, saluez toujours le destinataire par son nom pour montrer que votre lettre de réponse a été écrite avec beaucoup de soin et d'appréciation.
- Si vous ne connaissez pas personnellement l'expéditeur de la lettre, veuillez utiliser le message d'accueil Monsieur ou Madame suivi de son nom de famille. Cependant, si l'expéditeur de la lettre a un titre spécifique, utilisez ce titre au lieu de M. ou Mme.
- Si vous ne connaissez vraiment pas l'expéditeur de la lettre ou si vous ne connaissez pas le sexe, utilisez simplement son prénom.
- En général, vous pouvez utiliser le nom de l'expéditeur figurant dans la lettre originale. Par exemple, si l'expéditeur de la lettre indique le nom « Dr. Johnson" dans sa lettre, veuillez ouvrir votre lettre de réponse avec le message d'accueil "Cher. Dr. Johnson."
Étape 2. Faites remarquer que cette lettre a été écrite en réponse à une lettre originale qu'il a envoyée
Au début de la lettre, n'oubliez pas de transmettre le but de votre lettre au lecteur, qui est de répondre à la lettre. De cette façon, le destinataire de la lettre saura que la lettre a été lue et traitée, ainsi que l'intention derrière la lettre que vous avez envoyée.
- Une phrase simple, "Cette lettre est en réponse à la lettre que vous avez envoyée le 13 juin" est parfaite pour ouvrir une lettre de réponse.
- Si vous n'êtes pas le destinataire de la première lettre, indiquez l'identité de la personne qui vous a remis la lettre. Par exemple, vous pourriez écrire: « L'un de nos employés du service client, Michelle Harris, a transmis la lettre que vous m'avez envoyée. »
Étape 3. Répondez immédiatement aux questions de l'expéditeur
Après avoir écrit le message d'accueil, passez immédiatement au cœur de la lettre. Au cœur de la lettre, répondez aussi complètement que possible à toutes les questions et/ou réclamations énumérées dans la lettre originale. Assurez-vous de ne rien manquer afin que le destinataire de la lettre puisse se sentir satisfait lors de sa lecture.
- Dans votre réponse, réitérez brièvement le contenu de la lettre originale. Par exemple, vous pourriez dire: « En réponse à votre demande concernant le personnel de notre entreprise qui a un contact direct avec les médias, nous aimerions vous informer que le nom du personnel est Janet Walters. Voici son adresse e-mail et son numéro de téléphone."
- Pour répondre à des questions plus longues, utilisez un système de numérotation pour répondre plus précisément à chaque question. En plus d'être plus facile à lire, cette méthode rendra le lecteur plus satisfait car il sent que toutes les questions ont été répondues en détail.
- Fournissez des informations aussi complètes que possible dans des phrases qui ne sont pas trop longues. En général, répondre à une question en quelques phrases courtes peut être considéré comme une bonne réponse.
Étape 4. Soyez honnête à propos de toutes les demandes que vous ne pouvez pas satisfaire
Parfois, il y a des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre ou des demandes auxquelles vous ne pouvez pas répondre. Face à une telle situation, donnez toujours une réponse honnête. En d'autres termes, n'utilisez pas de phrases alambiquées uniquement pour supprimer les opinions négatives de l'expéditeur de la lettre. Croyez-moi, l'expéditeur de la lettre appréciera beaucoup plus une réponse directe et claire. Plus important encore, assurez-vous que l'information est toujours transmise poliment et précédée d'excuses afin que l'expéditeur de la lettre ne se sente pas offensé.
- Utilisez toujours un ton ferme mais compréhensif lorsque vous refusez une demande de l'expéditeur de la lettre. Par exemple, vous pourriez dire: « Malheureusement, nous ne pouvons pas accéder à votre demande. Pour le moment, nous n'avons pas les informations dont vous avez besoin et ne pouvons pas vous dire quand elles seront disponibles."
- Si vous vous sentez capable de fournir des informations plus détaillées, essayez de dire: « Avant de répondre à votre question, je dois d'abord confirmer certaines choses. Si le temps le permet, veuillez indiquer la date de soumission de votre demande, ainsi que le nom de l'agent que vous avez contacté. Une fois le processus de confirmation terminé, je vous recontacterai immédiatement.”
Étape 5. Merci pour la lettre envoyée
Que vous soyez ou non en mesure d'accéder à une demande ou de répondre à la question d'une lettre, montrez toujours votre appréciation en le remerciant. Donnez l'impression que vous appréciez leur attention et que vous souhaitez entretenir une relation positive avec eux.
Certaines personnes préfèrent ouvrir leur lettre par un remerciement. Le placement du discours n'est pas vraiment important. Plus important encore, assurez-vous de le prononcer à un moment donné
Étape 6. Terminez la lettre en écrivant votre nom complet et votre titre
Fermez la lettre avec un message de clôture officiel tel que « Sincèrement », suivi de votre nom complet. Si la lettre est destinée à des fins commerciales, indiquez également votre poste sous votre nom complet.
Que ce soit dans une lettre dactylographiée ou écrite manuellement, laissez toujours de la place pour votre signature après avoir inclus votre nom complet. Cependant, si la lettre est envoyée par courrier électronique, il suffit généralement d'inclure votre nom complet sans signature
Étape 7. Relisez le corps de votre lettre de réponse pour vous assurer que toutes les questions ont été répondues
N'oubliez pas que le destinataire de la lettre peut être irrité ou frustré s'il reçoit une réponse qui ne répond pas à sa question. De plus, le mécontentement court le risque de lui envoyer une lettre de suivi et de finir par s'ajouter à votre travail ! Pour assurer la satisfaction du lecteur, assurez-vous de répondre le plus complètement possible à toutes les questions ou demandes. Avant de l'envoyer, relisez votre lettre pour vous assurer qu'aucune demande ou question n'a été oubliée.
Si nécessaire, demandez l'aide d'un ami ou d'un collègue pour lire la lettre. Demandez-lui notamment de se mettre à la place du destinataire et de mesurer sa satisfaction après lecture de votre lettre
Méthode 3 sur 3: Utiliser un ton professionnel
Étape 1. Utilisez un format de lettre commerciale standard
Comprenez les différents types de lettres de réponse qui sont utilisées comme moyen de communication d'entreprise. Ensuite, suivez le format que vous jugez le plus approprié pour rédiger une lettre de réponse de consonance professionnelle.
- Dans le coin supérieur gauche de la lettre, indiquez votre nom, votre titre, le nom de votre entreprise (le cas échéant) et l'adresse de votre entreprise. En dessous, indiquez la date à laquelle la lettre a été écrite, suivie du nom complet et de l'adresse du destinataire de la lettre.
- Si vous souhaitez saisir une lettre de réponse, utilisez toujours une marge de 2,5 cm de chaque côté du papier. Assurez-vous également que la lettre est écrite avec 1 espace entre les lignes et 2 espaces entre les paragraphes.
- Si la lettre de réponse est tapée au lieu d'être écrite manuellement, utilisez toujours la police et le format d'écriture standard de 12 points. Cependant, si la lettre est écrite manuellement, assurez-vous que l'écriture manuscrite utilisée est nette et facile à lire.
Étape 2. Donnez l'impression que la demande ou la question envoyée vous fait plaisir
Cette méthode est particulièrement obligatoire pour les hommes d'affaires ou les prestataires de services clients. N'oubliez pas que le client est roi. Cela signifie que vous devez montrer que vous appréciez le temps et la pensée qu'ils ont consacrés à la rédaction de la lettre. Par conséquent, n'oubliez pas de les remercier pour leurs demandes ou questions, et utilisez toujours des phrases chaleureuses et amicales dans les lettres de réponse.
- Une phrase aussi simple que « Merci de nous avoir contactés. Nous apprécions vraiment vos commentaires", cela peut changer considérablement le ton de la lettre dans une direction plus positive ! Par conséquent, essayez de prendre l'habitude de toujours inclure de telles phrases dans vos lettres de réponse.
- Ne donnez pas l'impression que sa demande ou sa question vous irrite et vous agace. Croyez-moi, il vaut mieux être trop amical que de faire croire au destinataire que vous êtes en colère ou en colère contre lui.
Étape 3. Il n'est pas nécessaire d'écrire une lettre trop longue pour que le destinataire de la lettre puisse la lire rapidement
Appréciez le temps libre ! N'envoyez pas de lettre de 3 pages si en fait, la question ou la demande peut être répondue en 1 paragraphe. Par conséquent, fournissez des réponses adéquates, puis envoyez immédiatement la lettre. N'ajoutez pas d'autres informations qu'il n'a pas vraiment besoin de connaître.
- Cette méthode est importante à mettre en œuvre, surtout si la lettre de réponse est destinée à répondre aux questions de vos clients ou partenaires commerciaux. Bien sûr, vous ne voulez pas frustrer le client en passant des heures à lire une réponse qui aurait dû être réduite de moitié, n'est-ce pas ?
- D'autre part, n'écrivez pas si court que vous ne pourrez pas répondre à la demande ou à la question figurant dans la lettre originale. S'il faut répondre à la question par une longue explication, n'hésitez pas à la fournir. Plus important encore, assurez-vous que toutes les informations fournies sont vraiment importantes pour les lecteurs.
Étape 4. Écrivez aussi clairement que possible afin que le destinataire de la lettre puisse comprendre votre réponse
N'utilisez pas de phrases trop longues ou compliquées ! Au lieu de cela, écrivez en utilisant une diction simple, claire et qui ne risque pas de semer la confusion chez le lecteur. Plus votre écriture est courte et dense, meilleurs sont les résultats.
Imaginez que le destinataire de la lettre n'ait pas assez de temps pour lire le contenu de votre lettre en détail. Même s'il ne scannait que le contenu de la lettre, serait-il capable de comprendre ce que vous voulez dire ? Si ce n'est pas le cas, corrigez la diction que vous utilisez pour clarifier votre point de vue
Étape 5. Évitez d'utiliser du jargon et des termes techniques difficiles à comprendre pour les lecteurs
Cet aspect doit être respecté pour maximiser le niveau de lisibilité et de clarté du contenu de votre lettre. Par conséquent, si le destinataire de la lettre n'est pas un professionnel capable de comprendre les termes techniques, ne l'utilisez pas. Au lieu de cela, essayez de remplacer le jargon ou les termes techniques par une autre diction que même les profanes peuvent comprendre.
Pour modifier une lettre, posez la question suivante: « Est-ce que quelqu'un qui ne comprend pas mon travail peut comprendre de quoi parle ma lettre ? Sinon, changez la langue utilisée dans la lettre afin que la plupart des gens puissent la comprendre. En fait, c'est un moyen puissant de réduire l'utilisation du jargon technique dans vos lettres
Étape 6. Relisez le corps de votre lettre
Pour éviter les erreurs d'écriture qui peuvent rendre votre lettre moins professionnelle, n'oubliez pas de relire la lettre et de corriger les erreurs d'orthographe, de grammaire, de mise en forme et de flux. Croyez-moi, le simple fait de prendre quelques minutes pour vérifier le contenu de la lettre peut grandement contribuer à rendre la lettre plus professionnelle.
- Ne vous fiez pas uniquement à un programme informatique pour vérifier les erreurs dans votre courrier. Généralement, ces programmes ne sont capables de détecter que les erreurs d'orthographe et de ponctuation, et non les erreurs grammaticales. Par conséquent, relisez chaque mot écrit dans votre lettre pour trouver des erreurs que l'ordinateur ne peut pas détecter.
- Si le contenu de votre lettre est très important, par exemple lorsqu'une lettre est adressée à un partenaire commercial, demandez à quelqu'un d'autre de la lire également. Parfois, d'autres personnes peuvent trouver des défauts dont vous n'aviez pas conscience auparavant.
